Pratiche - Visualizzazione e Gestione – GED - DocSuite PA - Dgroove Srl

Il sistema permette la gestione delle pratiche attraverso la finestra di Visualizzazione e consente di eseguire le attività più importanti, che logicamente si dividono in 2 categorie principali: Raccolta documentale e Workflow.

La Raccolta documentale include le attività di :

raccolta dei documenti informatici ed elettronici
collegamento al protocollo informatico.
collegamento al fascicolo.
collegamenti ad atti e delibere.

Il Workflow include le attività di :

consultazione/organizzazione della pratica.
autorizzazioni di accesso alla pratica.
annullamento/chiusura/riapertura della pratica.
gestione della presa in carico (richiesta/richiamo/conferma/rifiuto).

La finestra di Visualizzazione si divide principalmente in 3 aree:

Area 1 : Gestione della pratica mediante 4 gruppi di funzioni (icone).

Area 2 : Consultazione visiva dell’organizzazione della pratica contenente i documenti (albero).

Area 3 : Finestra operativa (azione).

Il sistema permette di compiere azioni sulle pratiche utilizzando i 4 gruppi di icone disposti nell’area 1. Ogni icona rappresenta una determinata funzione. Le icone saranno visualizzate dal sistema secondo le logiche del flusso e le credenziali di accesso/visibilità dell’utente collegato, in questo modo saranno visibili ed attive, in ogni istante, solamente quelle icone per le quali è possibile compiere le azioni che le rappresentano.

Il sistema visualizza l’organizzazione della pratica nell’area 2 mediante una struttura ad albero. La struttura rappresenta quindi i vari step di workflow. L’utente ha quindi la possibilità di selezionare ogni singolo step per ottenerne il dettaglio. Il nodo principale rappresenta i dati della pratica.

Nell’area 3 vengono visualizzate, di volta in volta, le finestre operative delle azioni selezionate dall’area 1 e 2.

Area 1 : Gestione della pratica mediante 4 gruppi di funzioni (icone).

Icone in prima riga (Visualizzazioni della Pratica : Dati, Workflow, Autorizzazioni, Log)

	Dati generali della Pratica Vengono visualizzati i dati generali della pratica (Vedi Finestra di Visualizzazione).
	Visualizzazione WorkFlow Vengono visualizzati gli step (movimentazioni/prese in carico) della pratica mediante una struttura ad albero.
	Visualizzazione dettaglio WorkFlow Vengono visualizzati gli step (movimentazioni/prese in carico) della pratica in dettaglio mediante un elenco.
	Visualizzazione Dettaglio Assegnazione Utenti Vengono visualizzati i log delle Assegnazioni Utenti (Vedi quarta riga) nei relativi step, mediante un elenco.
	Visualizzazione delle Autorizzazioni Vengono visualizzate le informazioni delle autorizzazioni dell’utente relative alla pratica.
	Invia permette di inviare il messaggio di posta, generato in automatico, per la distribuzione della pratica (link).
	Log Apre la finestra con l'elenco delle operazioni registrate dal sistema, effettuate dagli utenti e sulla pratica.
	Legenda Visualizza le icone+descrizione utilizzate dal sistema per visualizzare le prese in carico e richieste nell’area 2.

Icone in seconda riga (Modifiche sulla pratica: Dati, Stato, Autorizzazioni in copia conoscenza )

	Aggiorna la Pratica Esegue un refresh della pagina principale di visualizzazione della pratica.
	Autorizzazioni in Copia Conoscenza Permette di autorizzare la visione del protocollo a più Settori (Uffici).
	Modifica dati della Pratica Permette di Modificare: Date inizio/scadenza, Riferimento, SottoClassificazione, N.Posizione, Nome, Oggetto, Responsabile. I dati sono modificabili fino a quando la pratica non ha un passaggio di presa in carico.
	Modifica Pubblicazione su Internet Permette di impostare il campo Pubblicazione Internet (sì/no).
	Chiusura della Pratica Permette di eseguire l’operazione di Chiusura della pratica (obbligatorio impostare la Data Chiusura). Abilitato se la pratica non è chiusa e se l’utente fa parte del ruolo che ha la presa in carico.
	Annullamento della Pratica Permette di Annullare la pratica (obbligatorio impostare gli Estremi del Provvedimento di annullamento della Pratica). Abilitato se l’utente fa parte del ruolo che ha la presa in carico.
	Riapertura della Pratica Permette di eseguire l’operazione di Riapertura della pratica (obbligatorio impostare la Data Riapertura). Abilitato se la pratica è chiusa e se l’utente fa parte del ruolo che ha la presa in carico.

Icone in terza riga (Cartelle : Gestione dell’ organizzazione della pratica)

	Inserimento Cartella Permette di aggiunge una nuova cartella nell’albero dei documenti (area 2).
	Rinomina Cartella Permette di rinominare la cartella selezionata nell’albero dei documenti (area 2). E’ utilizzata anche come Scadenziario e promemoria del Nr. di documenti che dovranno essere inseriti nella Cartella.
	Cancella Cartella Permette di cancellare la cartella selezionata nell’albero dei documenti (area 2). Abilitato solamente se la cartella non contiene documenti.
	Elenco CheckOut Permette di elencare, in area 2, i documenti che risultano temporaneamente fuori dalla pratica (Check Out).

Icone in quarta riga (Workflow : Richieste e Prese in Carico della pratica)

	Richiesta di Presa in Carico Permette di eseguire una richiesta di presa in carico della pratica ad altri Settori (Uffici), inviando mail informativa.
	Richiamo della Richiesta di Presa in Carico Permette di annullare una precedente richiesta di presa in carico della pratica, inviando mail informativa.
	Presa in carico da Richiesta Permette al destinatario della pratica di accettare/rifiutare la presa in carico, inviando mail informativa.
	Richiesta di Restituzione Permette di eseguire una richiesta di presa in carico della pratica ad altri Settori (Uffici), inviando mail informativa, ma il destinatario sarà obbligato a restituire solamente al mittente.
	Assegnazione Utenti Permette di abilitare/disabilitare l’accesso alla pratica agli utenti che fanno parte del Settore (Ufficio) registrato.

Area 2 : Consultazione visiva dell’organizzazione della pratica contenente i documenti (albero)

La gestione ad albero della pratica rende semplice ed intuitiva la navigazione per estrarre i vari dati/documenti che la compongono, utilizza “icone parlanti” (vedi Legenda in prima riga) per meglio rappresentare il workflow, ad esempio risulta molto utile la visualizzazione organizzata o lineare che permette di verificare tutti i documenti inseriti nella pratica con relativa cronologia e step in cui sono stati movimentati.

Per organizzare anche visivamente la pratica si possono disegnare delle cartelle/sottocartelle senza limiti di nidificazione, in queste cartelle verranno poi “depositati” i documenti relativi con la possibilità di definire anche dei campi descrittivi quali oggetto, motivo ecc. che poi potranno essere utilizzati per le ricerche.

La struttura ad albero evidenzia i settori coinvolti ed il loro stato. La pratica può essere passata, con le relative autorizzazioni di richiesta/presa in carico, ad altri settori. Questo permette di movimentare la pratica senza dover necessariamente cablare un flusso di gestione. Con questa tipologia viene data massima rilevanza ai documenti contenuti e all’area collaborativa.

Con un click su una voce dell’albero il sistema aggiorna l’area 3 visualizzando un elenco di documenti che la compongono.

Area 3 : Finestra operativa (azione)

Il sistema rappresenta i documenti che compongono ogni singolo step del workflow (click su singola voce nell’area 2) mediante un elenco composto da diverse colonne (tabella).

La tabella che viene visualizzata può essere parametrizzata dall’amministratore per definire il numero massimo di documenti che vengono elencati e quanti devono essere visualizzati all’interno della singola pagina. Se l’elenco dovesse saturare i limiti della singola pagina compaiono i pulsanti per proseguire la navigazione con i successivi numeri ed eventualmente con i precedenti.

Per aggiungere documenti nello step del workflow si utilizzano i 4 pulsanti posti nell’intestazione dell’area 3, sotto ai quali il sistema evidenzia il settore che ha la presa in carico della pratica, relativo al singolo step corrente.

Azioni corrispondenti alle icone presenti nell'intestazione dell'Area 3

	Inserimento Documento Permette di selezionare il documento tramite l’interfaccia standard di Windows per la selezione dei documenti (“File apri”).
	Inserimento Multiplo Permette di selezionare più di un documento tramite l’interfaccia standard di Windows per la selezione dei documenti (“File apri”).
	Inserimento collegamento al Protocollo Permette di inserire Anno e Numero per selezionare direttamente il protocollo. Eventualmente è a disposizione il pulsante cerca che permette di eseguire la ricerca di Protocollo e selezionare il risultato desiderato.
	Inserimento collegamento al Fascicolo Permette di inserire Anno, Numero, Indice di Classificazione per selezionare direttamente il fascicolo. Eventualmente è a disposizione il pulsante cerca che permette di eseguire la ricerca di Fascicolo e selezionare il risultato desiderato.
	Inserimento di un collegamento a Delibere/Atti Permette di inserire Anno e Numero di Delibera/Atto per selezionare direttamente. Eventualmente è a disposizione il pulsante cerca che permette di eseguire la ricerca di Delibere/Atti e selezionare il risultato desiderato.
	Assegnazione Utenti Permette di abilitare/disabilitare l’accesso alla pratica agli utenti che fanno parte del Settore (Ufficio) registrato.

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