La “Casella di Protocollazione” non è altro che una casella ordinaria (esempio: ProtocollazioneDocSuite@dominio.it) che viene alimentata dagli utenti mediante inoltri dalle proprie caselle personali.
L’obiettivo è che risulteranno visibili e protocollabili in DocSuite solamente le mail inoltrate.
L’inoltro dalle caselle personali deve avvenire con l’opzione Outlook “Allega messaggio originale”.
In questo modo DocSuite mostrerà le mail inoltrate dagli utenti ma protocollerà l’allegato dell’inoltro.
Esempio:
AziendaXYZ invia mail con 2 allegati a rossi@dominio.it
Rossi inoltra a ProtocollazioneDocSuite@dominio.it
In DocSuite si vedrà l’inoltro di Rossi ma verrà protocollata la mail di partenza proveniente da AziendaXYZ con i suoi 2 allegati.
Ogni Casella di Protocollazione è poi configurabile nel modo seguente:
o tutti gli utenti che hanno accesso alla Casella vedono e protocollano tutti gli inoltri
o tutti gli utenti cha hanno accesso alla Casella vedono e protocollano solamente i propri inoltri
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