IL MINISTRO DELL'ECONOMIA
E DELLE FINANZE
di concerto con
IL MINISTRO
PER LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
E LA SEMPLIFICAZIONE
Visto il Titolo V della Costituzione;
Visto l'articolo 21 del decreto del Presidente della Repubblica 26
ottobre 1972, n. 633, e successive modifiche e integrazioni,
concernente gli obblighi dei contribuenti in relazione alla
fatturazione;
Visto l'articolo 1, comma 5, della legge 30 dicembre 2004, n. 311,
e successive modificazioni, nella parte in cui demanda all'Istituto
nazionale di statistica il compito di pubblicare annualmente l'elenco
delle amministrazioni pubbliche;
Visto il decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52, e successive
modificazioni, concernente l'attuazione della direttiva 2001/115/CE
che semplifica ed armonizza le modalita' di fatturazione in materia
di IVA;
Vista la legge 25 febbraio 2008, n. 34, recante delega al governo
per l'attuazione della direttiva 2006/112/CE relativa al sistema
comune d'imposta sul valore aggiunto;
Vista la legge 5 maggio 2009, n. 42, recante la delega al Governo
in materia di federalismo fiscale, in attuazione dell'articolo 119
della Costituzione;
Vista la legge 31 dicembre 2009, n. 196, con particolare
riferimento all'articolo 1 recante principi fondamentali di
coordinamento e di armonizzazione dei sistemi contabili per gli
obiettivi di finanza pubblica;
Visti i commi da 209 a 214 dell'articolo 1 della legge 24 dicembre
2007, n. 244, e successive modificazioni, volti a semplificare il
procedimento di fatturazione nei rapporti con le amministrazioni
pubbliche, introducendo l'obbligo di emissione, trasmissione,
conservazione e archiviazione delle fatture in forma elettronica,
nonche' l'elaborazione dei relativi dati ai fini del monitoraggio
della finanza pubblica;
Viste le modifiche apportate al comma 209 ed al comma 214
dell'articolo 1 della citata legge n. 244 del 24 dicembre 2007 a
seguito di quanto disposto dall'articolo 10 comma 13-duodecies del
decreto-legge n. 201 del 6 dicembre 2011 convertito dalla legge 214
del 22 dicembre 2011;
Visto l'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001,
n. 165, e successive modificazioni;
Visto il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive
modificazioni, recante il codice dell'amministrazione digitale;
Visto il decreto del Ministro dell'economia e delle finanze 7 marzo
2008, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana 3
maggio 2008, n. 103, recante la individuazione del gestore del
sistema di interscambio della fatturazione elettronica nonche' delle
relative attribuzioni e competenze;
Ritenuta la necessita' di attuare le disposizioni di cui
all'articolo 1, commi da 209 a 214, della legge n. 244 del 2007, e
successive modificazioni, in coerenza con il quadro giuridico
stabilito con la legge n. 42 del 2009;
Ritenuto altresi' che le predette disposizioni della legge n. 244
del 2007 sono essenziali per l'attuazione dei principi costituzionali
in materia di armonizzazione dei bilanci pubblici e di coordinamento
della finanza pubblica e del sistema tributario stabiliti
dall'articolo 117 della Costituzione;
Ritenuto di dover assicurare la compatibilita' delle disposizioni
di cui al presente regolamento con le determinazioni assunte
dall'Unione Europea in materia di fatturazione elettronica;
Acquisito il concerto del Ministro per la pubblica amministrazione
e la semplificazione;
Visto l'articolo 17, comma 3, della legge 23 agosto 1988, n. 400, e
successive modificazioni, recante la disciplina dell'attivita' di
Governo;
Sentita la Conferenza unificata, ai sensi dell'articolo 9, comma 3,
del decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281, la quale ha espresso
parere favorevole;
Udito il parere del Consiglio di Stato espresso dalla sezione
consultiva per gli atti normativi nell'adunanza del 30 agosto 2012;
Vista la comunicazione al Presidente del Consiglio dei Ministri
effettuata a norma dell'articolo 17, comma 3, della legge 23 agosto
1988, n. 400, con nota 3/2079/UCL del 28 febbraio 2013;
A d o t t a
il seguente regolamento:
Art. 1
Oggetto e ambito di applicazione
1. Il presente regolamento reca disposizioni in materia di
emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica,
attraverso il Sistema di interscambio, ai sensi dell'articolo 1,
commi da 209 a 214, della legge 24 dicembre 2007, n. 244, e
successive modificazioni.
2. Le disposizioni del presente regolamento trovano applicazione
nei riguardi delle amministrazioni di cui al comma 209 dell'articolo
1 della legge 24 dicembre 2007, n. 244, che ai soli fini del presente
regolamento, singolarmente ovvero nel loro complesso, sono definite
«amministrazioni».
3. Le disposizioni di cui al presente decreto non comportano nuovi
o maggiori oneri a carico della finanza pubblica in quanto le
amministrazioni si adeguano nell'ambito delle risorse umane,
strumentali e finanziarie disponibili a legislazione vigente.
Art. 2
Fattura elettronica, regole tecniche e linee guida
1. Ai fini del presente regolamento, la fattura elettronica reca i
dati e le informazioni indicati e definiti nel documento recante
«Formato della fattura elettronica» che costituisce l'allegato A del
regolamento.
2. La fattura elettronica trasmessa alle amministrazioni attraverso
il Sistema di interscambio di cui al decreto del Ministro
del'economia e delle finanze 7 marzo 2008 riporta obbligatoriamente
le informazioni di cui ai paragrafi 3 e 4 dell'allegato A al presente
regolamento.
3. Le regole tecniche relative alle modalita' di emissione della
fattura elettronica, nonche' alla trasmissione e al ricevimento della
stessa attraverso il Sistema di interscambio, sono quelle del
documento che costituisce l'allegato B del presente regolamento.
4. La fattura elettronica si considera trasmessa per via
elettronica, ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del decreto del
Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, e ricevuta dalle
amministrazioni di cui all'articolo 1, comma 2, solo a fronte del
rilascio della ricevuta di consegna, di cui al paragrafo 4 del
documento che costituisce l'allegato B del presente regolamento, da
parte del Sistema di interscambio.
5. Le linee guida per la gestione della fattura elettronica da
parte delle amministrazioni di cui all'articolo 1, comma 2, sono
contenute nel documento che costituisce l'allegato C del presente
regolamento.
Art. 3
Codici degli uffici
1. Le amministrazioni identificano i propri uffici deputati in via
esclusiva alla ricezione delle fatture elettroniche da parte del
Sistema di interscambio e ne curano l'inserimento nell'Indice delle
Pubbliche Amministrazioni (IPA), istituito all'articolo 11 del
decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000,
pubblicato nella Gazzetta ufficiale della Repubblica italiana 21
novembre 2000, n. 272, in tempo utile per garantirne l'utilizzo in
sede di trasmissione delle fatture elettroniche; le stesse
amministrazioni curano altresi', agli stessi fini, l'aggiornamento
periodico dei propri uffici nel predetto Indice, che provvede ad
assegnare il codice in modo univoco.
2. La fattura elettronica, fra i dati obbligatori di cui
all'articolo 2, comma 2, riporta esclusivamente i codici IPA degli
uffici destinatari di fatture elettroniche di cui al comma 1 del
presente articolo, consultabili sul sito www.indicepa.gov.it.
3. Le regole di identificazione e gestione degli uffici destinatari
di fatture elettroniche in ambito IPA sono riportate nell'allegato D
del presente regolamento.
Art. 4
Misure di supporto per le piccole e medie imprese
1. Il Ministero dell'economia e delle finanze, nell'ambito del
Programma di razionalizzazione degli acquisti, rende disponibile in
via non onerosa sul proprio portale elettronico, accessibile
all'indirizzo www.acquistinretepa.it, alle piccole e medie imprese
abilitate al Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione
(MEPA) e che forniscono beni e servizi alle amministrazioni, i
servizi e gli strumenti di supporto di natura informatica in tema di
generazione delle fatture nel formato previsto dal Sistema di
interscambio e di conservazione, nonche' i servizi di comunicazione
con il detto Sistema, secondo quanto previsto nel documento che
costituisce l'allegato E del presente regolamento.
2. L'Agenzia per l'Italia digitale, in collaborazione con
Unioncamere e sentite le associazioni di categoria delle imprese e
dei professionisti, mette a disposizione delle piccole e medie
imprese, in via non onerosa, il supporto per lo sviluppo di strumenti
informatici «open source» per la fatturazione elettronica.
Art. 5
Intermediari
1. Gli operatori economici possono avvalersi, attraverso accordi
tra le parti, di intermediari per la trasmissione, la conservazione e
l'archiviazione della fattura elettronica mantenendo inalterate le
responsabilita' fiscali dell'ente emittente la fattura nei confronti
delle PA.
2. Le pubbliche amministrazioni possono costituirsi quali
intermediari nei confronti di altre pubbliche amministrazioni previo
accordo tra le parti.
Art. 6
Disposizioni transitorie e finali
1. A decorrere dal termine di sei mesi dall'entrata in vigore del
presente decreto il Sistema di Interscambio viene reso disponibile
alle amministrazioni di cui all'articolo 1 comma 2 che,
volontariamente e sulla base di specifici accordi con tutti i propri
fornitori, intendono avvalersene per la ricezione delle fatture
elettroniche secondo le modalita' del presente regolamento. In tali
casi, la data di effettiva applicazione delle disposizioni del
presente regolamento nei riguardi di tali amministrazioni e' quella
dalle stesse comunicate al gestore di cui all'articolo 1, comma 212,
della legge 24 dicembre 2007 n. 244, e successive modificazioni.
2. Fuori dai casi di cui al comma 1, gli obblighi stabiliti
dall'articolo 1, comma 209, della legge 24 dicembre 2007, n. 244, e
successive modificazioni, decorrono dal termine di dodici mesi
dall'entrata in vigore del presente decreto nei confronti dei
Ministeri, delle Agenzie fiscali e degli Enti nazionali di previdenza
e assistenza sociale individuati come tali nell'elenco delle
amministrazioni pubbliche inserite nel conto economico consolidato
individuate ai sensi dell'articolo 1, comma 5, della legge 30
dicembre 2004, n. 311, pubblicato dall'ISTAT entro il 31 luglio di
ogni anno.
3. Fuori dai casi di cui al comma 1, gli obblighi di cui al comma 2
decorrono dal termine di ventiquattro mesi dall'entrata in vigore del
presente decreto nei confronti delle amministrazioni di cui
all'articolo 1, comma 2, diverse da quelle indicate nei commi 2 e 4,
nonche' da quelle di cui all'articolo 1 comma 214 della legge 24
dicembre 2007, n. 244, e successive modificazioni.
4. Con successivo decreto verranno determinate le modalita' di
applicazione degli obblighi stabiliti all'articolo 1 della legge 24
dicembre 2007 n. 244, e successive modificazioni, al momento escluse
dal presente regolamento, alle fatture emesse da parte di soggetti
non residenti in Italia e alle fatture, gia' trasmesse in modalita'
telematica, relative al servizio di pagamento delle entrate oggetto
del sistema di versamento unificato di cui al decreto legislativo 9
luglio 1997, n. 241, nonche' al servizio di trasmissione delle
dichiarazioni di cui all'articolo 3 del decreto del Presidente della
Repubblica 22 luglio 1998, n. 322.
5. Le amministrazioni completano il caricamento degli uffici, di
cui all'articolo 3 comma 1, entro 3 mesi dalla data di decorrenza
degli obblighi di cui ai precedenti commi.
6. A decorrere dalle date di cui ai commi da 1 a 4, le
amministrazioni in essi indicate non possono accettare fatture che
non siano trasmesse in forma elettronica per il tramite del Sistema
di interscambio e, trascorsi tre mesi da tali date, le stesse non
possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino
all'invio delle fatture in formato elettronico.
7. I documenti A, B, C, D, E, allegati al presente regolamento ne
costituiscono sua parte integrante.
Il presente regolamento munito del sigillo di Stato sara' inserito
nella Raccolta ufficiale degli atti normativi della Repubblica
Italiana. E' fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e farlo
osservare.
Roma, 3 aprile 2013
Il Ministro dell'economia
e delle finanze
Grilli
Il Ministro
per la pubblica amministrazione
e la semplificazione
Patroni Griffi
Visto, il Guardasigilli: Severino
Registrato alla Corte dei conti il 15 maggio 2013
Ufficio di controllo sugli atti del Ministero dell'economia e delle
finanze, registro n. 4, Economia e finanze, foglio n. 129
ALLEGATO "A"
FORMATO DELLA FATTURA ELETTRONICA
SOMMARIO
1. PREMESSA
2. CONTENUTO INFORMATIVO
3. INFORMAZIONI FISCALI
3.1 Cedente/Prestatore
3.2 Rappresentante Fiscale Del Cedente/Prestatore
3.3 Cessionario/Committente
3.4 Soggetto Emittente
3.5 Dati Generali
3.6 Beni/Servizi
4. INFORMAZIONI PER LA TRASMISSIONE ATTRAVERSO SDI
4.1 Trasmittente
4.2 Destinatario
5. INFORMAZIONI PER l'INTEGRAZIONE NEL PROCESSO DI CICLO PASSIVO
5.1 Ordine Acquisto
5.2 Contratto
5.3 Ricezione
5.4 Fatture Collegate
5.5 Cassa Previdenziale
6. ALTRE INFORMAZIONI
6.1 Trasmittente
6.2 Cedente/Prestatore
6.3 Rappresentante Fiscale del Cedente/Prestatore
6.4 Cessionario/Committente
6.5 Terzo Intermediario Soggetto Emittente
6.6 Dati Generali
6.7 Beni/Servizi
6.8 Pagamento
6.9 Allegati
1. PREMESSA
Il presente documento descrive le informazioni presenti nella
fattura elettronica di cui al comma 212, lettera b) della legge n.
244/2007.
I dati delle fatture elettroniche da trasmettere al SdI devono
essere rappresentati in un file in formato XML (eXtensible Markup
Language) non contenente macroistruzioni o codici eseguibili tali da
attivare funzionalita' che possano modificare gli atti, i fatti o i
dati nello stesso rappresentati.
Le specifiche tecniche relative alla struttura sintattica ed alle
caratteristiche informatiche delle suddette informazioni sono rese
disponibili entro 30 giorni dalla data di pubblicazione del presente
Regolamento sul sito del Sistema di Interscambio
www.fatturapa.gov.it.
Tali specifiche vengono predisposte ed aggiornate dall'Agenzia
delle Entrate, nel ruolo di gestore del Sistema di Interscambio,
sentite le strutture competenti del Ministero dell'economia e finanze
e l'Agenzia per l'Italia digitale, garantendo la continuita' del
servizio ed i tempi tecnici necessari ad eventuali aggiornamenti
delle procedure informatiche e organizzative.
"Il tracciato della fattura di cui al presente regolamento e' stato
oggetto di una attivita' di confronto, nell'ambito del progetto
PEPPOL (Pan European Pubblic Procurement On Line), con gli standard
che prevedibilmente saranno usati a livello comunitario.
In particolare:
- e' stata effettuata la mappatura tra la parte core dell'UBL 2.0
e il formato SdI;
- e' stato presentato un comment log con le richieste di
integrazione dei dati presenti nel formato SdI ed assenti nel core
UBL 2.0;
- tale comment log e' stato ufficialmente e completamente
recepito dal gruppo di progetto a settembre 2009."
2. CONTENUTO INFORMATIVO
a) Il DPR 633 del 1972 reca, agli articoli 21 e 21-bis, le
informazioni da riportare in fattura in quanto rilevanti ai fini
fiscali.
Ad integrazione, tenuto conto della natura informatica del
processo, entrano a far parte del contenuto della fattura elettronica
le ulteriori seguenti informazioni:
b) informazioni indispensabili ai fini di una corretta trasmissione
della fattura elettronica al soggetto destinatario attraverso il
Sistema di Interscambio (SdI nel seguito) di cui all'articolo 1,
comma 211, della legge 24 dicembre 2007, n. 244;
c) informazioni utili per la completa dematerializzazione del
processo di ciclo passivo attraverso l'integrazione del documento
fattura con i sistemi gestionali e/o con i sistemi di pagamento;
d) eventuali ulteriori informazioni che possono risultare di
interesse per esigenze informative concordate tra cliente e fornitore
ovvero specifiche dell'emittente, con riferimento a particolari
tipologie di beni ceduti/prestati, ovvero di utilita' per il
colloquio tra le parti.
3. INFORMAZIONI FISCALI
Vengono di seguito riportate le informazioni rilevanti ai fini
fiscali.
3.1 CEDENTE/PRESTATORE
Dati Anagrafici
Identificativo Fiscale IVA (Partita IVA): numero di identificazione
fiscale ai fini IVA; per i soggetti stabiliti nel territorio dello
Stato Italiano corrisponde al numero di partita IVA assegnato
dall'Anagrafe Tributaria; per tutti gli altri soggetti si fa
riferimento all'identificativo fiscale assegnato dall'autorita' del
paese di residenza; all'identificativo fiscale deve essere anteposto
il codice del paese assegnante (secondo lo standard ISO 3166-1
alpha-2 code).
Denominazione: ditta, denominazione o ragione sociale del
cedente/prestatore del bene/servizio da valorizzare nei casi di
persona non fisica; la valorizzazione di questo campo e' in
alternativa a quella dei campi Nome e Cognome seguenti.
Nome: nome del cedente/prestatore del bene/servizio da valorizzare
nei casi di persona fisica; la valorizzazione di questo campo
presuppone anche la valorizzazione del campo Cognome ed e' in
alternativa a quella del campo Denominazione.
Cognome: cognome del cedente/prestatore del bene/servizio da
valorizzare nei casi di persona fisica; la valorizzazione di questo
campo presuppone anche la valorizzazione del campo Nome ed e' in
alternativa a quella del campo Denominazione.
Regime Fiscale: regime fiscale del cedente/prestatore del
bene/servizio.
Dati Sede
Indirizzo: indirizzo del cedente/prestatore del bene/servizio; deve
essere valorizzato con il nome della via, piazza, etc.
Numero Civico: numero civico relativo all'indirizzo specificato nel
campo precedente.
CAP: Codice di Avviamento Postale relativo all'indirizzo.
Comune: comune cui si riferisce l'indirizzo.
Provincia: sigla della provincia di appartenenza del comune.
Nazione: codice della nazione espresso secondo lo standard ISO
3166-1 alpha-2 code.
Dati Stabile Organizzazione
I campi indicati di seguito devono essere valorizzati nei soli casi
in cui il cedente/prestatore e' un soggetto non residente ed effettua
la transazione oggetto del documento tramite l'organizzazione
residente sul territorio nazionale. Si riferiscono alla stabile
organizzazione in Italia.
Indirizzo: indirizzo della stabile organizzazione del
cedente/prestatore del bene/servizio; deve essere valorizzato con il
nome della via, piazza, etc. Numero Civico: numero civico relativo
all'indirizzo specificato nel campo precedente.
CAP: Codice di Avviamento Postale relativo all'indirizzo.
Comune: comune cui si riferisce l'indirizzo.
Provincia: sigla della provincia di appartenenza del comune.
Dati Iscrizione R.E.A.
Tali campi devono essere valorizzati nei casi di societa' soggette
al vincolo dell'iscrizione nel registro delle imprese ai sensi
dell'art. 2250 del codice civile.
Ufficio: sigla della provincia ove ha sede l'Ufficio del Registro
delle Imprese presso il quale e' registrata la societa'.
Numero REA: numero di repertorio con il quale la societa' e'
iscritta nel Registro delle Imprese.
Capitale Sociale: indica il capitale sociale quale somma
effettivamente versata e quale risulta esistente dall'ultimo bilancio
della societa'; questo campo e' valorizzato nei soli casi di societa'
di capitali (SPA, SAPA, SRL).
Socio Unico: questo campo e' valorizzato nei soli casi di societa'
a responsabilita' limitata (SRL); indica se queste si compongono di
un unico socio o di piu' soci.
Stato Liquidazione: indica se la societa' si trova in stato di
liquidazione oppure no.
3.2 RAPPRESENTANTE FISCALE DEL CEDENTE/PRESTATORE
Dati Anagrafici
Partita IVA: numero di partita IVA assegnato dall'Anagrafe
Tributaria al rappresentante fiscale del cedente/prestatore.
Denominazione: ditta, denominazione o ragione sociale del
rappresentante fiscale del cedente/prestatore da valorizzare nei casi
di persona non fisica; la valorizzazione di questo campo e' in
alternativa a quella dei campi Nome e Cognome seguenti.
Nome: nome del rappresentante fiscale del cedente/prestatore da
valorizzare nei casi di persona fisica; la valorizzazione di questo
campo presuppone anche la valorizzazione del campo Cognome ed e' in
alternativa a quella del campo Denominazione.
Cognome: cognome del rappresentante fiscale del cedente/prestatore
da valorizzare nei casi di persona fisica; la valorizzazione di
questo campo presuppone anche la valorizzazione del campo Nome ed e'
in alternativa a quella del campo Denominazione.
3.3 CESSIONARIO/COMMITTENTE
Dati Anagrafici
Partita IVA: numero di partita IVA assegnato dall'Anagrafe
Tributaria al cessionario/committente;
Codice Fiscale: numero di codice fiscale assegnato dall'Anagrafe
Tributaria al cessionario/committente;
Denominazione: denominazione del cessionario/committente
(corrisponde alla struttura destinataria della fattura).
Dati della Sede ovvero, nei casi previsti dal D.M. n° 370/2000,
dell'ubicazione dell'utenza
Indirizzo: indirizzo del cessionario/committente; deve essere
valorizzato con il nome della via, piazza, etc.
Numero Civico: numero civico relativo all'indirizzo specificato nel
campo precedente.
CAP: Codice di Avviamento Postale relativo all'indirizzo.
Comune: comune cui si riferisce l'indirizzo.
Provincia: sigla della provincia di appartenenza del comune.
3.4 SOGGETTO EMITTENTE
E' presente nei casi di documenti emessi da un soggetto diverso dal
cedente/prestatore.
Soggetto Emittente: codice che sta ad indicare se la fattura e'
stata emessa da parte del cessionario/committente ovvero da parte di
un terzo per conto del cedente/prestatore.
3.5 DATI GENERALI
Nel caso di "lotto di fatture" questi dati devono essere ripetuti
per ogni fattura del lotto.
Dati Generali Documento
Tipo Documento: tipologia del documento oggetto della trasmissione
(fattura, acconto/anticipo su fattura, nota di credito, parcella .).
Divisa: tipo di valuta utilizzata per l'indicazione degli importi
espressa secondo lo standard ISO 4217 alpha-3:2001.
Data fattura: data del documento (espressa secondo il formato ISO
8601:2004).
Numero: numero progressivo attribuito dal cedente/prestatore al
documento.
Tipo Ritenuta: tipologia di ritenuta di acconto (persone fisiche o
persone giuridiche) da valorizzare nei casi in cui ne e' prevista
l'applicazione.
Importo Ritenuta: importo della ritenuta di acconto da indicare
solo se valorizzato il campo Tipo Ritenuta.
Aliquota Ritenuta: aliquota (espressa in percentuale %) della
ritenuta d'acconto da indicare solo se valorizzato il campo Tipo
Ritenuta.
Causale Pagamento: codice della causale del pagamento (il codice
corrisponde a quello utilizzato per la compilazione del modello 770S)
da valorizzare nei casi di documenti soggetti a ritenuta d'acconto
(campo Tipo Ritenuta valorizzato).
Numero Bollo: estremi della relativa autorizzazione rilasciata
dall'Ufficio delle Entrate per l'assolvimento in modo virtuale, da
valorizzare nei casi in cui sia prevista l'imposta di bollo.
Importo Bollo: importo dell'imposta di bollo da indicare solo se
valorizzato il campo Numero Bollo.
Tipo Cassa Previdenziale: cassa di previdenza della categoria
professionale di appartenenza, da valorizzare nei soli casi in cui e'
presente.
Aliquota Cassa: aliquota contributiva (espressa in percentuale %)
prevista per la cassa di previdenza, da indicare solo se valorizzato
il campo Tipo Cassa Previdenziale.
Importo Contributo Cassa: importo del contributo relativo alla
cassa di previdenza della categoria professionale, da indicare solo
se valorizzato il campo Tipo Cassa Previdenziale.
Aliquota IVA: IVA (espressa in percentuale %) applicata alla cassa;
nel caso di non applicabilita', il campo deve essere valorizzato a
zero.
Dati Ddt (documento di trasporto)
Nei casi in cui sia presente un documento di trasporto collegato
alla fattura, casi di fatturazione differita, vanno valorizzati i
seguenti campi per ogni documento di trasporto. Numero DDT: numero
del Documento di Trasporto.
Data DDT: data del Documento di Trasporto (espressa secondo il
formato ISO 8601:2004).
Normativa Di Riferimento
Norma Di Riferimento: norma di riferimento, comunitaria o
nazionale, da indicare nei casi in cui il cessionario/committente e'
debitore di imposta in luogo del cedente/prestatore (reverse charge),
o nei casi in cui sia tenuto ad emettere autofattura.
Fattura Principale
E' presente nei casi di fatture per operazioni accessorie, emesse
dagli 'autotrasportatori' per usufruire delle agevolazioni in materia
di registrazione e pagamento IVA.
Numero Fattura Principale: numero della fattura relativa al
trasporto di beni, da indicare sulle fatture emesse dagli
autotrasportatori per certificare le operazioni accessorie.
Data Fattura Principale: data della fattura principale (espressa
secondo il formato ISO 8601:2004).
3.6 BENI/SERVIZI
Nel caso di "lotto di fatture" questi dati devono essere ripetuti
per ogni fattura del lotto.
Dettaglio Linee
Numero Linea: numero che identifica la linea di dettaglio del
bene/servizio riportata sul documento.
Tipo Cessione Prestazione: codice che identifica la tipologia di
cessione/prestazione qualora si tratti di sconto, premio, abbuono o
spesa accessoria; e' quindi valorizzabile soltanto in presenza di
questi casi.
Descrizione: natura e qualita' del bene/servizio oggetto della
cessione/prestazione; puo' fare anche riferimento ad un precedente
documento emesso a titolo di anticipo/acconto.
Quantita': numero di unita' cedute/prestate; puo' non essere
valorizzato nei casi in cui la prestazione non sia quantificabile.
Unita' Misura: unita' di misura in cui e' espresso il campo
Quantita'.
Data Inizio Periodo: data iniziale del periodo di riferimento cui
si riferisce l'eventuale servizio prestato (espressa secondo il
formato ISO 8601:2004).
Data Fine Periodo: data finale del periodo di riferimento cui si
riferisce l'eventuale servizio prestato (espressa secondo il formato
ISO 8601:2004).
Prezzo Unitario: prezzo unitario del bene/servizio; nel caso di
beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono, l'importo indicato
rappresenta il "valore normale".
Percentuale Sconto: eventuale sconto applicato (espresso in
percentuale %).
Prezzo Totale: importo totale del bene/servizio al netto
dell'eventuale sconto.
Aliquota IVA: IVA (espressa in percentuale %) applicata alla
cessione/prestazione; nel caso di non applicabilita', il campo deve
essere valorizzato a zero.
Riepilogo Aliquota
E' presente nei casi in cui, almeno in una linea del blocco
Dettaglio Linee figuri il campo Aliquota IVA diverso da zero, ovvero
se presenti spese accessorie
Aliquota IVA: IVA (espressa in percentuale %).
Norma Riferimento Aliquota Ridotta: normativa di riferimento da
indicare nei casi di aliquota IVA ridotta.
Spese Accessorie: corrispettivi relativi alle cessioni accessorie,
(es. imballaggi etc.) qualora presenti.
Imponibile: valore totale dell'imponibile per singola aliquota.
Arrotondamento: importo dell'arrotondamento sull'imponibile,
qualora presente.
Imposta: imposta corrispondente all'applicazione dell'aliquota IVA
sul relativo imponibile.
Esigibilita' IVA: codice che esprime il regime di esigibilita'
dell'IVA (differita o immediata).
Altri Dati Di Riepilogo
Natura: codice che esprime la natura delle operazioni che non
rientrano tra quelle imponibili.
Importo: importo riferito alle operazioni di cui al campo Natura.
Riferimento Normativo: normativa di riferimento per le operazioni
di cui al campo Natura.
Dati Su Veicoli
Sono presenti nei casi di cessioni tra paesi membri di mezzi di
trasporto nuovi. Dati relativi ai veicoli di cui all'art. 38, comma 4
del DL 331 del 1993.
Data: data di prima immatricolazione o di iscrizione del mezzo di
trasporto nei pubblici registri (espressa secondo il formato ISO
8601:2004).
Totale Percorso: totale chilometri percorsi, oppure totale ore
navigate o volate del mezzo di trasporto.
4. INFORMAZIONI PER LA TRASMISSIONE ATTRAVERSO SDI
Vengono di seguito riportate le informazioni indispensabili per
garantire la trasmissione delle fatture elettroniche attraverso il
SdI di cui al precedente paragrafo 2 b):
4.1 TRASMITTENTE
Identificativo Fiscale: numero di identificazione fiscale del
trasmittente: corrisponde al codice fiscale assegnato dall'Anagrafe
Tributaria; per i non residenti si fa riferimento all'identificativo
fiscale assegnato dall'autorita' del paese di residenza;
all'identificativo fiscale deve essere anteposto il codice del paese
assegnante (secondo lo standard ISO 3166-1 alpha-2 code).
Progressivo Invio: progressivo univoco che il soggetto trasmittente
attribuisce ad ogni documento fattura elettronica.
Formato Trasmissione: codice identificativo della versione della
struttura informatica con cui e' stato predisposto il documento
fattura elettronica.
4.2 DESTINATARIO
Codice Destinatario: identifica l'ufficio centrale o periferico,
appartenente all'Amministrazione di cui all'articolo 1 lettera 2) del
presente Regolamento, al quale e' destinata la fattura; la sua
valorizzazione deve rispettare quanto previsto dall'allegato D di cui
all'art. 3 lettera 3) del presente Regolamento.
5. INFORMAZIONI PER L'INTEGRAZIONE NEL PROCESSO DI CICLO PASSIVO
Vengono di seguito riportate le informazioni utili per la completa
dematerializzazione del processo di ciclo passivo di cui al
precedente paragrafo 2 c); la loro definizione, nel rapporto
contrattuale tra le parti, e' fortemente consigliata in quanto la
loro valorizzazione e' propedeutica alla dematerializzazione del
ciclo passivo delle amministrazioni.
Nel caso di "lotto di fatture" questi dati possono essere riportati
per ogni fattura del lotto.
5.1 ORDINE ACQUISTO
Dati relativi all'ordine di acquisto dal quale scaturisce la
cessione/prestazione oggetto del documento fattura.
Riferimento Numero Linea: numero della linea o delle linee di
dettaglio della fattura alle quali si riferisce l'ordine di acquisto
cosi' come identificato dai tre campi successivi (Identificativo
Documento, Data, Numero Item); nel caso in cui l'ordine di acquisto
si riferisce all'intera fattura, questo campo non deve essere
valorizzato.
Identificativo Documento: numero dell' ordine di acquisto associato
alla fattura secondo quanto indicato nel campo Riferimento Numero
Linea.
Data: data dell' ordine di acquisto associato alla fattura secondo
quanto indicato nel campo Riferimento Numero Linea.
Numero Item: identificativo della singola voce (linea di ordine)
all'interno dell'ordine di acquisto associata alla fattura secondo
quanto indicato nel campi Riferimento Numero Linea.
5.2 CONTRATTO
Dati relativi al contratto dal quale scaturisce la
cessione/prestazione oggetto del documento fattura.
Riferimento Numero Linea: numero della linea o delle linee di
dettaglio della fattura alle quali si riferisce il contratto cosi'
come identificato dai tre campi successivi (Identificativo Documento,
Data, Numero Item); nel caso in cui il contratto si riferisce
all'intera fattura, questo campo non deve essere valorizzato.
Identificativo Documento: numero del contratto associato alla
fattura secondo quanto indicato nel campo Riferimento Numero Linea.
Data: data del contratto associato alla fattura secondo quanto
indicato nel campo Riferimento Numero Linea (espressa secondo il
formato ISO 8601:2004).
Numero Item: identificativo della singola voce (linea di contratto)
all'interno del contratto associata alla fattura secondo quanto
indicato nel campi Riferimento Numero Linea.
5.3 RICEZIONE
Dati relativi alla ricezione dei beni/servizi oggetto del documento
fattura.
Riferimento Numero Linea: numero della linea o delle linee di
dettaglio della fattura alle quali si riferisce la ricezione cosi'
come identificata dai tre campi successivi (Identificativo Documento,
Data, Numero Item); nel caso in cui la ricezione si riferisce
all'intera fattura, questo campo non deve essere valorizzato.
Identificativo Documento: numero della ricezione associata alla
fattura secondo quanto indicato nel campo Riferimento Numero Linea.
Data: data della ricezione associata alla fattura secondo quanto
indicato nel campo Riferimento Numero Linea (espressa secondo il
formato ISO 8601:2004).
Numero Item: identificativo della singola voce (linea di ricezione)
all'interno della ricezione associata alla fattura secondo quanto
indicato nel campi Riferimento Numero Linea.
5.4 FATTURE COLLEGATE
Dati relativi alla fattura alla quale si collega il documento in
oggetto.
Riferimento Numero Linea: numero della linea o delle linee di
dettaglio della fattura alle quali si riferisce la fattura collegata
cosi' come identificata dai tre campi successivi (Identificativo
Documento, Data, Numero Item); nel caso in cui la fattura collegata
si riferisce all'intera fattura, questo campo non deve essere
valorizzato.
Identificativo Documento: numero della fattura collegata associata
alla fattura secondo quanto indicato nel campo Riferimento Numero
Linea.
Data fattura: data della fattura collegata associata alla fattura
secondo quanto indicato nel campo Riferimento Numero Linea (espressa
secondo il formato ISO 8601:2004).
Numero Item: identificativo della singola voce (linea di fattura
collegata) all'interno della fattura collegata associata alla fattura
secondo quanto indicato nel campi Riferimento Numero Linea.
5.5 CASSA PREVIDENZIALE
Ritenuta Acconto: indica se il contributo cassa e' soggetto a
ritenuta.
Imponibile Cassa: importo sul quale applicare il contributo cassa
previdenziale per singola aliquota.
Natura: codice che esprime la natura delle operazioni che non
rientrano tra quelle imponibili.
Riferimento Amministrazione: identificativo del riferimento
amministrativo - contabile utilizzabile per inserire un eventuale
riferimento utile all'amministrazione destinataria (es.: capitolo di
spesa, conto economico .).
6. ALTRE INFORMAZIONI
Vengono di seguito riportate le informazioni che possono essere
inserite in fattura a seguito di accordi tra le parti ovvero per
esigenze specifiche del soggetto emittente, di cui al precedente
paragrafo 2 d).
6.1 TRASMITTENTE
Contatti trasmittente
Telefono: contatto telefonico fisso/mobile.
Email: indirizzo di posta elettronica.
6.2 CEDENTE/PRESTATORE
Dati Anagrafici
Codice Fiscale: codice fiscale del cedente/prestatore assegnato
dall'Anagrafe Tributaria.
Codice EORI: numero del Codice EORI (Economic Operator Registration
and Identification) in base al Regolamento (CE) n. 312 del 16 aprile
2009. In vigore dal 1 Luglio 2009 tale codice identifica gli
operatori economici nei rapporti con le autorita' doganali
sull'intero territorio dell'Unione Europea.
Titolo: titolo onorifico del cedente/prestatore.
Albo Professionale: nome dell'albo professionale cui appartiene il
cedente/prestatore.
Provincia Albo: provincia dell'albo professionale.
Numero Iscrizione Albo: numero di iscrizione all'albo
professionale.
Data Iscrizione Albo: data di iscrizione all'albo professionale
(espressa secondo il formato ISO 8601:2004).
Contatti
Telefono: contatto telefonico fisso/mobile del cedente/prestatore.
Fax: numero di fax del cedente/prestatore.
Email: indirizzo di posta elettronica del cedente/prestatore.
Riferimento Amministrazione: Codice identificativo del fornitore
presente nell'anagrafica del sistema gestionale in uso presso
l'Amministrazione.
6.3 RAPPRESENTANTE FISCALE DEL CEDENTE/PRESTATORE
Codice Fiscale: numero di codice fiscale assegnato dall'Anagrafe
Tributaria del rappresentante fiscale del cedente/prestatore.
Codice EORI: numero del Codice EORI (Economic Operator Registration
and Identification) in base al Regolamento (CE) n. 312 del 16 aprile
2009. In vigore dal 1 Luglio 2009 tale codice identifica gli
operatori economici nei rapporti con le autorita' doganali
sull'intero territorio dell'Unione Europea.
Titolo: titolo onorifico del rappresentante fiscale del
cedente/prestatore.
6.4 CESSIONARIO/COMMITTENTE
Codice EORI: numero del Codice EORI (Economic Operator Registration
and Identification) in base al Regolamento (CE) n. 312 del 16 aprile
2009. In vigore dal 1 Luglio 2009. Tale codice identifica gli
operatori economici nei rapporti con le autorita' doganali
sull'intero territorio dell'Unione Europea.
6.5 TERZO INTERMEDIARIO SOGGETTO EMITTENTE
Identificativo Fiscale: numero di identificazione fiscale;
corrisponde al codice fiscale assegnato dall'Anagrafe Tributaria; per
i non residenti si fa riferimento all'identificativo fiscale
assegnato dall'autorita' del paese di residenza; all'identificativo
fiscale deve essere anteposto il codice del paese assegnante (secondo
lo standard ISO 3166-1 alpha-2 code).
Denominazione: ditta, denominazione o ragione sociale del terzo
intermediario soggetto emittente qualora si tratti di persona non
fisica (alternativo ai campi Nome e Cognome seguenti).
Nome: nome del terzo intermediario soggetto emittente qualora si
tratti di persona fisica (alternativo, con il campo Cognome, al campo
Denominazione).
Cognome: cognome del terzo intermediario soggetto emittente qualora
si tratti di persona fisica (alternativo, con il campo Nome, al campo
Denominazione).
Titolo: titolo onorifico del terzo intermediario soggetto
emittente.
CodEORI: numero del Codice EORI (Economic Operator Registration and
Identification) in base al Regolamento (CE) n. 312 del 16 aprile
2009. In vigore dal 1 Luglio 2009. Tale codice identifica gli
operatori economici nei rapporti con le autorita' doganali
sull'intero territorio dell'Unione Europea.
6.6 DATI GENERALI
Nel caso di "lotto di fatture" questi dati possono essere riportati
per ogni fattura del lotto.
Dati Generali Documento
Importo Totale: importo totale del documento comprensivo di imposta
a debito del cessionario/committente.
Arrotondamento: importo dell'arrotondamento sul totale documento,
qualora presente.
Causale: descrizione della causale del documento.
Dati Convenzione
Riferimento Numero Linea: numero della linea o delle linee di
dettaglio della fattura alle quali si riferisce la convenzione cosi'
come identificata dai tre campi successivi (Identificativo Documento,
Data, Numero Item); nel caso in cui la convenzione si riferisce
all'intera fattura, questo campo non deve essere valorizzato.
Identificativo Documento: numero della convenzione associata alla
fattura secondo quanto indicato nel campo Riferimento Numero Linea.
Data: data della convenzione associata alla fattura secondo quanto
indicato nel campo Riferimento Numero Linea (espressa secondo il
formato ISO 8601:2004).
Numero Item: identificativo della singola voce (linea di
convenzione) all'interno della convenzione associata alla fattura
secondo quanto indicato nel campi Riferimento Numero Linea.
Dati Ordine Acquisto, Contratto, Convenzione, Ricezione, Fatture
Collegate
Dati relativi a Ordini, Contratti, Convenzioni, Ricezioni e Fatture
Collegate al documento in oggetto.
Codice Commessa Convenzione: codice della commessa o della
convenzione collegata alla fattura.
Codice CUP: codice gestito dal Comitato Interministeriale per la
Programmazione Economica (CIPE) che caratterizza ogni progetto di
investimento pubblico (Codice Unitario Progetto).
Codice CIG: codice gestito dall'Autorita' per la Vigilanza sui
Contratti Pubblici di Lavori, Servizi e Forniture (AVCP) che
caratterizza ogni gara pubblica (Codice Identificativo Gara).
Dati Riferimento Sal (Stato avanzamento lavori)
Riferimento Fase: fase dello stato avanzamento cui la fattura si
riferisce.
Dati Ddt (Documento Di Trasporto)
Causale Trasporto: causale del trasporto.
Vettore: vettore del trasporto.
Numero Colli: numero dei colli trasportati.
Data Ora Ritiro: data e ora del ritiro della merce (espressa
secondo il formato ISO 8601:2004).
Data Inizio Trasporto: data di inizio del trasporto (espressa
secondo il formato ISO 8601:2004).
Peso: peso della merce trasportata.
Unita Misura Peso: unita' di misura riferita al peso della merce
trasportata.
Tipo Resa: codice che identifica la tipologia di resa.
Indirizzo Resa: indirizzo relativo alla resa (nome della via,
piazza, etc.).
Numero Civico: numero civico dell'indirizzo relativo alla resa.
CAP: codice di avviamento postale dell'indirizzo relativo alla
resa.
Comune: comune cui si riferisce l'indirizzo relativo alla resa.
Provincia: sigla della provincia di appartenenza del comune.
Nazione: codice della nazione espresso secondo lo standard ISO
3166-1 alpha-2 code.
Riferimento Numero Linea: numero della linea o delle linee di
dettaglio della fattura alle quali si riferisce il DDT (cosi' come
identificato dai campi NumeroDDT e DataDDT); nel caso in cui il
documento di trasporto si riferisce all'intera fattura, questo campo
non deve essere valorizzato.
6.7 BENI/SERVIZI
Nel caso di "lotto di fatture" questi dati possono essere riportati
per ogni fattura del lotto.
Dettaglio Linee
Codice Articolo Fornitore: codice dell'articolo da catalogo
fornitore.
Codice Articolo CPV: codifica del bene/servizio secondo il sistema
di classificazione unitario dell'oggetto degli appalti pubblici CPV
(Common Procurement Vocabulary).
Codice TARIC: codice di TARiffa Integrata Comunitaria, presente nel
sistema informativo doganale AIDA.
Ritenuta Acconto: indica se la linea della fattura si riferisce ad
una cessione/prestazione soggetta a ritenuta di acconto.
Natura: codice che esprime la natura delle operazioni che non
rientrano tra quelle imponibili.
Riferimento Amministrazione: identificativo del riferimento
amministrativo utilizzabile per inserire un eventuale riferimento
utile all'amministrazione destinataria (es: capitolo di spesa, conto
economico .).
6.8 PAGAMENTO
Nel caso di "lotto di fatture" questi dati possono essere riportati
per ogni fattura del lotto. Condizioni Pagamento: codice che
identifica le condizioni di pagamento.
Dettaglio Pagamento
Beneficiario: estremi anagrafici del beneficiario del pagamento
(utilizzabile se si intende indicare un beneficiario diverso dal
cedente/prestatore) Modalita' Pagamento: codice che identifica le
modalita' di pagamento.
Data Riferimento Termini Pagamento: data dalla quale decorrono i
termini di pagamento (espressa secondo il formato ISO 8601:2004).
Giorni Termini Pagamento: termine di pagamento espresso in giorni a
partire dalla data di riferimento di cui al campo Data Riferimento
Termini Pagamento.
Data Scadenza Pagamento: data di scadenza del pagamento (espressa
secondo il formato ISO 8601:2004).
Importo Pagamento: importo relativo al pagamento.
Codice Ufficio Postale: codice dell'ufficio postale (nei casi di
modalita' di pagamento che ne presuppongono l'indicazione).
Cognome Quietanzante: cognome del quietanzante, nei casi di
modalita' di pagamento di "contanti presso tesoreria".
Nome Quietanzante: nome del quietanzante, nei casi di modalita' di
pagamento di "contanti presso tesoreria".
Codice Fiscale Quietanzante: codice fiscale del quietanzante nei
casi di modalita' di pagamento di "contanti presso tesoreria".
Titolo Quietanzante: titolo del quietanzante nei casi di modalita'
di pagamento di "contanti presso tesoreria".
Istituto Finanziario: nome dell'Istituto Finanziario presso il
quale effettuare il pagamento.
IBAN: coordinata bancaria internazionale che consente di
identificare, in maniera standard, il conto corrente del beneficiario
(International Bank Account Number.)
ABI: codice ABI (Associazione Bancaria Italiana).
CAB: codice CAB (Codice di Avviamento Bancario).
BIC: codice BIC (Bank Identifier Code).
Sconto Pagamento Anticipato: ammontare dello sconto per pagamento
anticipato.
Data Limite Pagamento Anticipato: data limite stabilita per il
pagamento anticipato (espressa secondo il formato ISO 8601:2004).
Penalita' Pagamenti Ritardati: ammontare della penalita' dovuta per
pagamenti ritardati.
Data Decorrenza Penale: data di decorrenza della penale (espressa
secondo il formato ISO 8601:2004).
6.9 ALLEGATI
Nel caso di "lotto di fatture" questi dati possono essere riportati
per ogni fattura del lotto.
Per ciascun documento allegato alla fattura sono previsti i
seguenti elementi identificativi:
Attachment: il documento allegato alla fattura elettronica.
Nome Attachment: il nome identificativo del documento.
Algoritmo Compressione: il codice che identifica l'eventuale
algoritmo utilizzato per la compressione dell'allegato.
Formato Attachment: il codice che identifica il formato
dell'allegato.
Descrizione Attachment: la descrizione del documento.
ALLEGATO "B"
REGOLE TECNICHE
INDICE
1. PREMESSA
2. MODALITA' DI EMISSIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE
3. MODALITA' DI TRASMISSIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE
3.1 TRASMISSIONE DELLA FATTURA
4. MODALITA' DI INTERAZIONE CON IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO
4.1 PROCEDURA PER L'ACCREDITAMENTO DEL SOGGETTO RICEVENTE
4.2 PROCEDURA PER L'ACCREDITAMENTO DEL SOGGETTO TRASMITTENTE
4.3 PROCEDURA DI INVIO DELLA FATTURA AL SISTEMA DI INTERSCAMBIO
4.4 PROCEDURA DI INOLTRO DELLA FATTURA DA PARTE DEL SISTEMA DI
INTERSCAMBIO
4.5 PROCEDURA DI GESTIONE DELLE RICEVUTE E DELLE NOTIFICHE
5. CONTROLLI EFFETTUATI DAL SISTEMA DI INTERSCAMBIO
1. PREMESSA
Il presente documento descrive le regole tecniche delle soluzioni
informatiche da utilizzare per l'emissione e la trasmissione delle
fatture di cui all'articolo 1, comma 213, lettera b), della legge 24
dicembre 2007, n. 244, nonche' quelle idonee a garantire
l'attestazione della data, l'autenticita' dell'origine e l'integrita'
del contenuto della fattura elettronica di cui all'articolo 1, comma
213, lettera gbis), della legge n. 244.
Le relative specifiche tecniche di dettaglio sono rese disponibili
entro 30 giorni dalla data di pubblicazione del presente Regolamento
sul sito del Sistema di Interscambio www.fatturapa.gov.it.
Tali specifiche tecniche vengono predisposte ed aggiornate
dall'Agenzia delle Entrate, nel ruolo di gestore del Sistema di
Interscambio, sentite le strutture competenti del Ministero
dell'economia e finanze e l'Agenzia per l'Italia digitale
2. MODALITA' DI EMISSIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE
Il presente paragrafo descrive le regole di emissione della fattura
elettronica per la formazione del documento nella forma e nel
contenuto previsto per la trasmissione attraverso il Sistema di
Interscambio (di seguito SdI).
Ai sensi dell'art. 21, comma 3, del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633,
ai fini del presente regolamento si intende per fattura elettronica
un documento informatico in formato XML (eXtensible Markup Language),
sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale, secondo la
normativa, anche tecnica, vigente in materia.
Per quanto attiene al contenuto informativo della fattura, si fa
riferimento all'allegato A di cui all'art. 2 comma 1 del presente
Regolamento. Il contenuto informativo puo' riferirsi ad una fattura
singola ovvero ad un lotto di fatture, in entrambi i casi si fa
riferimento ad un unico documento informatico con le caratteristiche
riportate precedentemente; nel seguito verra' utilizzato il termine
"fattura" per indicare indistintamente sia la fattura singola sia il
lotto di fatture.
3. MODALITA' DI TRASMISSIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE
Il presente paragrafo descrive i canali e le modalita' per la
trasmissione delle fatture elettroniche attraverso il SdI.
3.1 TRASMISSIONE DELLA FATTURA
La trasmissione della fattura al SdI e da questi ai soggetti
riceventi avviene attraverso l'utilizzo di uno dei seguenti canali:
- un sistema di posta elettronica certificata (PEC) o analogo
sistema di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino
data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni, nonche'
l'integrita' del contenuto delle stesse;
- un sistema di cooperazione applicativa esposto su rete internet
fruibile attraverso protocollo HTTPS per i soggetti non attestati su
rete SPC (Sistema Pubblico di Connettivita');
- un sistema di cooperazione applicativa tramite porte di dominio
attestate su rete SPC (Sistema Pubblico di Connettivita');
- un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su
protocollo FTP all'interno di circuiti chiusi che identificano in
modo certo i partecipanti e assicurano la sicurezza del canale;
- un sistema di trasmissione telematica esposto su rete internet
fruibile attraverso protocollo HTTPS per i soggetti accreditati.
Le specifiche tecniche descrivono in dettaglio le modalita' ed i
canali di trasmissione utilizzabili.
4. MODALITA' DI INTERAZIONE CON IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO
Il presente paragrafo descrive le procedure operative per la
trasmissione delle fatture elettroniche e lo scambio di informazioni
(ricevute, notifiche) tra gli attori del processo. Tutti gli aspetti
e gli elementi necessari per l'interazione con il SdI sono descritti
in dettaglio nelle specifiche tecniche.
4.1 PROCEDURA PER L'ACCREDITAMENTO DEL SOGGETTO RICEVENTE
L'immissione e l'aggiornamento dei dati di competenza all'interno
dell'anagrafica di riferimento deve essere svolto nel rispetto di
quanto previsto dall'allegato D di cui all'art. 3 lettera 3) del
presente Regolamento.
Affinche' i soggetti riceventi possano interagire con il SdI devono
essere soddisfatti i requisiti indispensabili alla loro
qualificazione e al proprio riconoscimento secondo le modalita'
previste dalle regole tecniche della SPCCoop, DPCM 1 aprile 2008,
pubblicate sulla G.U. n. 144 del 21 giugno 2008, e successive
modificazioni.
4.2 PROCEDURA PER L'ACCREDITAMENTO DEL SOGGETTO TRASMITTENTE
Affinche' i soggetti trasmittenti possano interagire con il SdI
devono essere soddisfatti i requisiti minimi indispensabili alla loro
identificazione, requisiti che sono specifici dei singoli canali
utilizzati.
Il soggetto che per trasmettere le fatture elettroniche al SdI
intende utilizzare la posta elettronica certificata non ha necessita'
di identificarsi in via preventiva al SdI ma deve avvalersi di un
gestore con il quale mantenere un rapporto finalizzato alla
disponibilita' del servizio; tale gestore deve essere tra quelli
inclusi in apposito elenco pubblico gestito dall'Agenzia per l'Italia
digitale, cosi' come disciplinato dagli artt. 14 e 15 del DPR 11
febbraio 2005, n. 68 ("Regolamento recante disposizioni per
l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'art. 27
della legge 16 gennaio 2003, n. 3" - G.U. 28 aprile 2005, n. 97) e
successive modificazioni; le modalita' d'identificazione del soggetto
a cui viene assegnata la casella di posta rispondono ai requisiti
citati in precedenza.
Il soggetto che per trasmettere le fatture elettroniche al SdI
intende utilizzare un sistema di cooperazione applicativa, sia che si
tratti di servizi esposti su SPC sia di servizi esposti su rete
internet, deve necessariamente identificarsi al SdI tramite la
sottoscrizione di un accordo di servizio con il SdI stesso; le
modalita' di sottoscrizione dell'accordo rispondono ai requisiti
citati in precedenza e sono descritte nelle specifiche tecniche.
Il soggetto che per trasmettere le fatture elettroniche al SdI
intende utilizzare un sistema di trasmissione dati su protocollo FTP
deve necessariamente identificarsi al SdI tramite la definizione e la
sottoscrizione con il SdI di un protocollo di trasmissione; le
modalita' per la sottoscrizione del protocollo rispondono ai
requisiti citati in precedenza e sono descritte nelle specifiche
tecniche.
4.3 PROCEDURA DI INVIO DELLA FATTURA AL SISTEMA DI INTERSCAMBIO
La procedura di invio della fattura vede, quali attori coinvolti:
- il fornitore;
- il SdI;
- il soggetto trasmittente (se diverso dal fornitore).
I passaggi rappresentativi si possono schematizzare nei punti
seguenti:
- il fornitore predispone la fattura elettronica secondo le regole
di cui al paragrafo 2;
- il fornitore stesso, o un terzo delegato ad emettere fattura per
conto di questo, appone la firma elettronica qualificata o digitale
sulla fattura predisposta;
- il fornitore, o un terzo delegato, trasmette la fattura cosi'
generata, al SdI per mezzo dei canali e le modalita' di cui al
paragrafo 3.
4.4 PROCEDURA DI INOLTRO DELLA FATTURA DA PARTE DEL SISTEMA DI
INTERSCAMBIO
La procedura di inoltro della fattura elettronica dal SdI al
destinatario vede, quali attori coinvolti:
- il SdI;
- il soggetto destinatario;
- il soggetto ricevente (se diverso dal soggetto destinatario).
Il SdI inoltra al soggetto destinatario, oppure ad un terzo
soggetto ricevente di cui il destinatario si avvale, la fattura
elettronica attraverso i canali e le modalita' di cui al paragrafo 3.
Nell'eventualita' che nella fattura risulti un codice di
riferimento del destinatario non corretto, il SdI procedera' ad
inviare l'esito negativo esplicativo al mittente.
4.5 PROCEDURA DI GESTIONE DELLE RICEVUTE E DELLE NOTIFICHE
Tutti i canali di trasmissione descritti al precedente paragrafo 3
prevedono dei messaggi di ritorno a conferma del buon esito della
trasmissione. Questi messaggi sono specifici delle infrastrutture di
comunicazione e garantiscono la "messa a disposizione" del messaggio
e dei file allegati (fatture o notifiche o ricevute) da parte di chi
invia rispetto a chi riceve. Il SdI attesta l'avvenuto svolgimento
delle fasi principali del processo di trasmissione delle fatture
elettroniche attraverso un sistema di comunicazione che si basa
sull'invio di ricevute e notifiche.
La procedura puo' essere schematizzata nei punti seguenti:
- il SdI, ricevuto correttamente il documento fattura, assegna un
identificativo proprio ed effettua i controlli previsti al successivo
par. 5;
- in caso di controlli con esito negativo, il SdI invia una
notifica di scarto al soggetto trasmittente;
- nel caso di esito positivo dei controlli il SdI trasmette la
fattura elettronica al destinatario;
- nel caso di buon esito della trasmissione, il SdI invia al
soggetto trasmittente una ricevuta di consegna della fattura
elettronica;
- nel caso in cui, per cause tecniche non imputabili al SdI, la
trasmissione al destinatario non fosse possibile il SdI invia al
soggetto trasmittente una notifica di mancata consegna; resta a
carico del SdI l'onere di contattare il destinatario affinche'
provveda tempestivamente alla risoluzione del problema ostativo alla
trasmissione, e, a problema risolto, di procedere con l'invio;
- il SdI riceve notifica, da parte del soggetto destinatario, di
riconoscimento/rifiuto della fattura, che provvede ad inoltrare al
trasmittente a completamento del ciclo di comunicazione degli esiti
della trasmissione della fattura elettronica;
Le ricevute ed i messaggi di notifica sono predisposti secondo un
formato XML la cui struttura e' riportata nelle specifiche tecniche.
Di seguito uno schema di sintesi del flusso procedurale:
Parte di provvedimento in formato grafico
5. CONTROLLI EFFETTUATI DAL SISTEMA DI INTERSCAMBIO
Il SdI, per ogni documento fattura correttamente ricevuto, effettua
una serie di controlli propedeutici all'inoltro al soggetto
destinatario.
Quest'attivita' di verifica, nei limiti di ambito in cui e'
circoscritta, si configura come:
- un'operazione necessaria a minimizzare i rischi di errore in fase
elaborativa;
- uno strumento di filtro per prevenire, da un lato, possibili e
dispendiose attivita' di contenzioso, e per accelerare, dall'altro,
eventuali interventi di rettifica sulle fatture a vantaggio di una
piu' rapida conclusione del ciclo fatturazionepagamento.
Il mancato superamento di questi controlli viene notificato al
trasmittente e genera lo scarto del documento fattura che,
conseguentemente, non viene inoltrato al destinatario della fattura.
Le tipologie di controllo effettuate mirano a verificare:
- nomenclatura ed unicita' del documento trasmesso;
- integrita' del documento;
- autenticita' e validita' del certificato di firma;
- conformita' del formato fattura alle specifiche tecniche definite
dall'allegato A di cui all'art. 2 lettera 1) del presente
regolamento;
- validita' del contenuto della fattura rispetto alle informazioni
definite nell'allegato A di cui all'art. 2 lettera 1) del presente
regolamento;
I singoli controlli effettuati dal SdI sono descritti in dettaglio
nelle specifiche tecniche.
ALLEGATO "C"
LINEE GUIDA
SOMMARIO
1. PREMESSA
2. IL DISEGNO COMPLESSIVO
2.1 CONTESTO
2.2 IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO
3. LA FATTURAZIONE ELETTRONICA
3.1 ASPETTI GENERALI
3.2 ASPETTI PROCEDURALI
4. LINEE GUIDA RIFERITE ALL'ORGANIZZAZIONE
5. LINEE GUIDA RIFERITE ALL'INFORMATIZZAZIONE
6. LINEE GUIDA RIFERITE ALLE RELAZIONI CON IL FORNITORE
7. INDICAZIONI IN MERITO ALLA CONSERVAZIONE
1. PREMESSA
Il presente documento riporta le linee guida per l'adeguamento
delle procedure interne delle amministrazioni interessate alla
ricezione ed alla gestione delle fatture elettroniche come previsto
dalla Legge 24 dicembre 2007, n. 244 (Legge Finanziaria 2008).
Le linee guida hanno lo scopo di fornire elementi di natura
metodologica e organizzativa per consentire ai soggetti interessati
di adeguare le proprie procedure amministrative e i propri sistemi
informatici alla norma, e costituiscono un supporto all'innovazione
dei processi di acquisto e contabilizzazione nella Pubblica
Amministrazione.
Le indicazioni fornite sono di carattere generale e sara' cura di
ciascuna amministrazione adeguarle operativamente alla propria
realta' organizzativa.
Per favorire l'attuazione delle presenti linee guida, sono fornite
apposite specifiche operative, disponibili sul sito www.mef.gov.it.
Tali specifiche vengono predisposte ed aggiornate dal dal MEF -
Ragioneria Generale dello Stato, sentite le strutture competenti del
Ministero dell'economia e finanze e l'Agenzia per l'Italia digitale.
2. IL DISEGNO COMPLESSIVO
2.1 CONTESTO
La fatturazione elettronica nei rapporti con la Pubblica
Amministrazione (Legge Finanziaria 2008) si colloca nell'ambito delle
linee di azione dell' Unione Europea («i2010») che incoraggia gli
Stati membri a dotarsi di un adeguato quadro normativo,organizzativo
e tecnologico per gestire in forma elettronica l'intero ciclo degli
acquisti.
Recependo tale direttiva gia' altri paesi europei hanno avviato un
programma di introduzione della fatturazione elettronica utilizzando
anche la leva normativa della Pubblica Amministrazione per favorirne
l'adozione nei rapporti tra imprese.
La Legge Finanziaria 2008 (articolo 1, commi da 209 a 214)
- obbliga i fornitori ad adottare il formato elettronico nella
gestione delle fatture (emissione, trasmissione, archiviazione e
conservazione) anche se emesse sottoforma di nota, conto, parcella e
simili;
- obbliga le pubbliche amministrazioni a non accettare fatture
emesse o trasmesse in forma cartacea ne' a procedere ad alcun
pagamento, nemmeno parziale, sino all'invio in forma elettronica;
- istituisce il "Sistema di Interscambio" delle fatture
elettroniche, la cui gestione viene demandata al Ministero
dell'economia e delle finanze che allo scopo si puo' avvalere di
proprie strutture societarie;
- identifica il campo di applicazione nelle operazioni per le quali
deve essere emessa la fattura, cio' non esclude la possibilita' di
una successiva estensione ad ulteriori fattispecie;
- supera, di fatto, il tema del consenso del destinatario a
ricevere fatture tramite trasmissione elettronica trasformandolo in
un obbligo da parte dell'amministrazione ricevente.
Il 1° Decreto Attuativo emesso dal Ministero dell'Economia e delle
Finanze il 7 marzo 2008, all'art. 1 decreta: "L'Agenzia delle entrate
e' individuata quale gestore del Sistema di Interscambio di cui
all'art. 1, commi 211 e 212, legge 24 dicembre 2007, n. 244; a tal
fine l'Agenzia delle entrate si avvale della SOGEI - Societa'
Generale di Informatica S.p.A., quale apposita struttura dedicata ai
servizi strumentali ed alla conduzione tecnica di detto sistema di
interscambio."
2.2 IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO
Il Sistema di Interscambio ha il ruolo di "snodo" tra gli attori
interessati dal processo di fatturazione elettronica. Poiche' il
contesto in cui si inserisce il Sistema e' costituito da piu'
fornitori che si interfacciano con piu' Pubbliche Amministrazioni, il
Sistema di Interscambio e' uno strumento che consente la riduzione
delle complessita'.
Nel contesto di riferimento del Sistema di Interscambio e
nell'ambito del processo di fatturazione elettronica, si possono
individuare quattro attori che interagiscono tra loro, con
caratteristiche differenti in funzione del ruolo svolto nel processo.
- Operatori economici;
- Intermediari;
- Sistema di interscambio;
- Pubblica Amministrazione.
Gli Operatori Economici, in qualita' di fornitori di beni e servizi
emettono le fatture o documenti passivi rivolte alla PA. La PA stessa
puo' essere fornitrice di beni e servizi.
Gli operatori economici possono avvalersi di Intermediari per la
gestione della fatturazione elettronica e possono essere loro stessi
degli intermediari ed offrire i propri servizi sia agli altri
operatori economici sia alla Pubblica Amministrazione.
La Pubblica Amministrazione e' il destinatario delle fatture che
transitano dal Sistema di Interscambio.
Il Sistema di Interscambio presidia il processo di ricezione e
successivo inoltro delle fatture elettroniche alle Amministrazioni
Pubbliche destinatarie.
In particolare il Sistema di Interscambio:
- fornisce i servizi di accreditamento al sistema;
- riceve le fatture trasmesse in formato elettronico;
- valida e gestisce i flussi delle fatture;
- effettua le opportune verifiche sui dati trasmessi (integrita',
autenticita', univocita', rispetto del formato, presenza e
correttezza formale dei dati obbligatori di fattura);
- indirizza le fatture alle PP.AA. destinatarie;
- notifica l'esito di invio/ricezione dei flussi agli utenti
tramite ricevuta;
- invia alla RGS i flussi informativi per il monitoraggio della
finanza pubblica;
- fornisce supporto tecnico ai soggetti che interagiscono con il
SdI.
Il formato "accettato" in ingresso consente al Sistema di
Interscambio di trattare le informazioni ai fini dei controlli
previsti, dell'inoltro delle fatture ai destinatari e
dell'estrapolazione delle informazioni utili al monitoraggio della
finanza pubblica.
La trasmissione delle fatture elettroniche puo' avvenire, oltre che
direttamente tra gli Operatori Economici e Sistema di Interscambio,
anche attraverso l'intermediazione di soggetti abilitati come
previsto dalla Legge Finanziaria 2008.
L'intermediazione e' prevista sia nei confronti degli Operatori
Economici (Intermediari degli Operatori Economici) sia nei confronti
delle Amministrazioni Pubbliche (Intermediari delle PP.AA.).
Gli Intermediari degli Operatori Economici offrono i servizi per la
predisposizione e/o la trasmissione delle fatture in formato
elettronico.
In particolare:
- emettono,se richiesto, le fatture elettroniche per conto degli
Operatori Economici
- trasmettono le fatture al Sistema di Interscambio
- adempiono, se richiesto, agli obblighi di conservazione.
Gli Intermediari delle PP.AA.
- ricevono le fatture dal Sistema di Interscambio per conto delle
Amministrazioni Pubbliche destinatarie
- adempiono, se richiesto, agli obblighi di conservazione.
Di seguito la rappresentazione delle relazioni tra i diversi attori
coinvolti nel trattamento della fattura elettronica.
Parte di provvedimento in formato grafico
Figura 1 - Relazioni con il Sistema di Interscambio
Parte di provvedimento in formato grafico
Figura 2 - Relazioni con i sistemi della PA
3. LA FATTURAZIONE ELETTRONICA
3.1 ASPETTI GENERALI
La fattura e' il documento amministrativo per eccellenza, il piu'
importante documento aziendale in grado di rappresentare nel tempo
un'operazione commerciale, e da cui scaturiscono risvolti fiscali
(detrazione dell'IVA e deducibilita' del costo), civili (ingiunzioni
di pagamento ed efficacia probatoria, penali (reati tributari e reati
disciplinati dal diritto fallimentare) e finanziari (la gestione del
credito e la riconciliazione delle fatture ai pagamenti e agli
incassi).
La fattura elettronica, in quanto documento elettronico predisposto
secondo le regole tecniche previste dal Codice dell'amministrazione
digitale, presenta le seguenti caratteristiche:
- e' un documento statico non modificabile;
- la sua emissione, al fine di garantirne l'attestazione della data
e l'autenticita' dell'integrita', prevede l'apposizione del
riferimento temporale e della firma elettronica qualificata;
- deve essere leggibile e disponibile su supporto informatico;
- deve essere conservata e resa disponibile secondo le linee guida
e le regole tecniche predisposte dall'Agenzia per l'Italia digitale
ed approvate dalla Commissione SPC.
Per consentire al Sistema di Interscambio di leggere ed elaborare
in modalita' automatica e priva di ambiguita' i dati contenuti nel
documento fattura e' necessario che i dati vengano riportati nel
formato fattura previsto da decreto.
Il contenuto informativo della fattura in primo luogo fa
riferimento all'art. 21 del DPR 633, cosi come modificato dal decreto
n. 52 del 20 febbraio 2004, che riporta le informazioni obbligatorie
in quanto rilevanti ai fini tributari.
A queste informazioni se ne aggiungono altre che si configurano
come necessarie ai fini di una integrazione del processo di
fatturazione elettronica con i sistemi gestionali delle PP.AA. e/o
con i sistemi di pagamento, o che semplicemente sono importanti in
base alle tipologie di beni/servizi ceduti/prestati e alle necessita'
informative intercorrenti tra singolo operatore e singola
amministrazione.
3.2 ASPETTI PROCEDURALI
Per poter fornire uno standard procedurale di operativita' ed
individuare le fasi interessate, viene evidenziata la fase della
fatturazione nell'ambito dell'intero ciclo passivo:
Parte di provvedimento in formato grafico
Figura 3 - Ciclo Passivo
La fatturazione elettronica permette la dematerializzazione del
processo di fatturazione nell'ambito del ciclo passivo. i fornitori
della PA possono procedere alla trasmissione delle fatture in
modalita' elettronica, direttamente, o tramite gli Intermediari, ai
sistemi delle Amministrazioni Pubbliche ed averne, successivamente,
visibilita' dello stato di trattamento all'interno degli uffici che
le ricevono, contabilizzano, e procedono al loro pagamento.
Inoltre il poter disporre in maniera automatica sui sistemi delle
pubbliche amministrazioni dei dati contabili delle fatture consente
la piu' puntuale e tempestiva registrazione dei costi relativi e
facilita il processo interno di monitoraggio dei costi e di verifica
delle disponibilita' finanziarie.
La disponibilita' completa delle informazioni, anche non
obbligatorie ove contenute nelle fatture a seguito di accordi con il
fornitore, consente inoltre di gestire in modalita' automatica
l'intero processo della supply-chain, dal contratto al pagamento.
In particolare i dati di pagamento permettono la tempestiva
attivazione dei canali di estinzione dell'obbligazione debitoria.
La completezza dei dati relativi agli ordini e contratti contenuti
nelle fatture consente una verifica immediata della coerenza delle
informazioni e della regolarita' del documento contabile, e mette
quindi in condizione gli uffici competenti di procedere con solerzia
all'accettazione o al disconoscimento della fattura (cosi' come
indicato dall'art. 1988 codice civile).
La necessita' di fornire tempestiva comunicazione al fornitore
dell'accettazione o disconoscimento del documento contabile in modo
da consentire gli adempimenti previsti dalla normativa IVA in merito
alla registrazione delle fatture emesse, obbliga il Sistema di
Interscambio a fissare un termine - pari a quello previsto nel Dlgs
52/2004 che modifica l'art. 21 del DPR 633/72, attualmente 15 giorni
- decorso il quale lo stesso invia un messaggio di decorrenza termini
tanto all'ufficio quanto al fornitore.
4. LINEE GUIDA RIFERITE ALL'ORGANIZZAZIONE
Nelle strutture complesse, ossia articolate su piu' livelli e su un
numero elevato di uffici, la complessita' dei flussi procedurali che
sottendono l'acquisizione di beni e servizi e la registrazione delle
fatture e' piu' elevata. Le modalita' di gestione della fatturazione
elettronica saranno diverse per le PA con una gestione accentrata
rispetto a quelle con una gestione periferica, garantendo, in ogni
caso, opportune forme di coordinamento.
Predisposizione di una struttura organizzativa di progetto
L'implementazione della fattura elettronica va inquadrata come un
progetto per il quale e' necessario prevedere un'organizzazione
interna con una chiara assegnazione dei ruoli, un'opportuna divisione
dei compiti e una struttura di governo che garantisca la massima
efficienza ed il raggiungimento degli obiettivi.
Sebbene tale impostazione sia applicabile a tutte le PA, la
complessita' dei modelli decentrati rende ancor piu' indispensabile
il ricorso a tale struttura.
Nell'ambito della struttura organizzativa di progetto e' opportuno
prevedere vari responsabili che avranno il compito di individuare gli
interventi organizzativi, gli interventi informatici, di definire e
concordare tempi e modalita' per il passaggio alla gestione
elettronica delle fatture, di rappresentare l'interfaccia con il
gestore del Sistema di Interscambio.
E' da evidenziare che una PA che attua diffusamente il
decentramento nell'ambito dei processi di acquisizione di beni e
servizi, presentera' una molteplicita' di problematiche che,
presumibilmente, richiedera' l'istituzione di figure di riferimento a
presidio delle singole unita' coinvolte nei processi attivi di
acquisizione di beni e servizi. Al contrario, per l'amministrazione
che si caratterizza per un sostanziale accentramento delle procedure
amministrative ed in particolare dei processi di approvvigionamento,
il progetto di implementazione potra' essere presidiato in maniera
efficace con i soli ruoli previsti al livello centrale.
Adeguamento delle procedure organizzative
Gli interventi sulle procedure organizzative costituiscono uno
degli aspetti che, potenzialmente, sono maggiormente interessati dal
processo d'implementazione della fattura elettronica. In quest'ottica
le amministrazioni, a prescindere dalla struttura organizzativa,
dovrebbero comunque:
- costituire un gruppo di lavoro per la realizzazione del progetto
con il coinvolgimento di tutti i soggetti interessati;
- definire o modificare le procedure per le modalita' di ricezione
delle fatture;
- verificare il processo di memorizzazione, archiviazione, e
conservazione adottato, realizzato in coerenza a quanto disposto dal
CAD ( dl n.82 del 2005 e dal testo Unico legge DPR 445 del 2000)". In
quest'ambito, dovranno essere effettuate le seguenti attivita':
- verifica dei soggetti coinvolti nel processo
- sensibilizzazione degli attori coinvolti sulle prescrizioni
previste dalla normativa, in particolare sui termini di conservazione
elettronica delle fatture, dei libri contabili e delle scritture
- verifica degli strumenti utilizzati
- verifica del formato di conservazione (formato di testo o di
immagine)
- verifica della procedura e modalita' di apposizione della firma
digitale
- verifica della marca temporale dei documenti informatici
ricevuti
- individuare il responsabile della conservazione
- predisporre un manuale della conservazione che definisca il
funzionamento del sistema, le regole di sicurezza, la gestione di
tutte le anomalie. Il manuale deve nel tempo dare evidenza di tutte
le situazioni che incidono sulla corretta tenuta e conservazione di
documenti e registri;
- evidenziare i cambiamenti prodotti dall'utilizzo della fattura
elettronica per far emergere la necessita' di adeguare compiti e
carichi di lavoro tra le risorse coinvolte nel processo di
fatturazione (si pensi, ad esempio, ai possibili cambiamenti che
riguardano la risorsa che si occupa fisicamente di ricevere,
protocollare e smistare le fatture cartacee);
- coinvolgere nelle diverse fasi coloro che poi saranno interessati
dal cambiamento;
- pianificare i percorsi formativi per le risorse coinvolte nel
processo di fatturazione;
- verificare il processo di esibizione in caso di accessi,
ispezioni e verifiche da parte delle autorita' preposte, ed in
particolare:
- verificare che sia correttamente assicurato l'accesso
automatizzato all'archivio informatico;
- verificare che i documenti conservati ed i certificati
qualificati siano stampabili e trasferibili su altro supporto
informatico.
5. LINEE GUIDA RIFERITE ALL'INFORMATIZZAZIONE
Le modalita' di gestione della fatturazione elettronica saranno
diverse in funzione del livello di informatizzazione delle PA.
Premesso che la fatturazione e' intesa come quel processo che parte
dalla composizione della fattura, in generale da parte del fornitore
di beni/servizi, e termina generalmente con l'archiviazione della
fattura da parte del fornitore e del cliente, secondo quanto
prescritto per legge, il livello di informatizzazione condizionera'
il modello di riferimento per la gestione della fatturazione
elettronica.
Si parte dal modello piu' ristretto che considera il processo di
fatturazione in maniera autonoma e svincolata dagli altri processi,
per arrivare al modello piu' ampio che considera la fatturazione come
una fase di un ciclo piu' esteso che va dall'ordine al pagamento. Nel
modello piu' ampio la fatturazione elettronica diventa il perno sul
quale basare tutti i processi di integrazione e di
dematerializzazione di tutti i documenti utilizzati nell'ambito del
ciclo passivo.
Le Amministrazioni dovranno occuparsi di
- predisporre un canale di comunicazione verso il SdI;
- protocollare in ingresso le fatture;
- trasmettere i riscontri di acquisizione;
- predisporre il percorso di conservazione dei documenti di
fatturazione acquisiti elettronicamente.
Per incrementare i benefici legati alla fatturazione elettronica,
le PA potranno:
- acquisire direttamente il documento fattura nei sistemi
gestionali ove gia' presenti;
- adottare un sistema documentale per la gestione elettronica del
documento in tutte le attivita' gestionali.
I risparmi ed i vantaggi piu' rilevanti derivano dalla
dematerializzazione dell'intero "ciclo dell'ordine" ma tale
operazione puo' essere effettuata per passi. L'approccio piu'
favorevole e' iniziare dalla fase della fatturazione, sia perche' e'
il documento che piu' di altri viene prodotto ed utilizzato
(riconciliazione con i documenti di trasporto e con gli ordini,
verifica e riconciliazione contabile con i pagamenti e gli incassi,
eccetera) sia perche' e' il documento che nei processi aziendali
collega il ciclo amministrativocontabile al ciclo finanziario
(incassi, pagamenti e tesoreria).
Predisposizione di un canale di comunicazione verso il SdI
Le Pubbliche Amministrazioni destinatarie di fatture dovranno
predisporre un canale di comunicazione verso il SDI utilizzando una
delle modalita' di inoltro previste dal documento "Regole Tecniche".
Adeguamento dei processi informatici
La fattura viene acquisita in un formato strutturato, ossia un
formato che permette l'elaborazione dei dati in essa contenuti in
modalita' totalmente automatica.
Sulla base delle precedenti considerazioni, in un'amministrazione
in cui il grado di informatizzazione e' basso e dove i processi
amministrativi-contabili non sono supportati da sistemi informatici
integrati, il processo di implementazione della fattura elettronica
coinvolge, almeno in una prima fase, solamente la fase di
fatturazione in senso stretto. Poiche' in casi del genere la fattura
non viene processata automaticamente all'interno del sistema
amministrativo, l'attenzione dovra' essere spostata esclusivamente
sul processo di conservazione e sulle procedure amministrative che
dovranno essere predisposte per regolamentare il predetto processo.
Tali indicazioni sono applicabili anche alle PA con un livello di
informatizzazione medio/elevato. In questi casi, tuttavia, la fattura
potra' essere elaborata automaticamente dai sistemi informativi della
PA.
Le Amministrazioni che dispongono di un sistema gestionale, ad
esempio, sono le piu' indicate per un'integrazione estesa dei
processi di fatturazione elettronica, in quanto:
- il sistema informatico gestionale consente una naturale
acquisizione dei documenti in formato strutturato;
- gli attori coinvolti nei processi amministrativi (addetti agli
acquisti, addetti alla fatturazione, etc.) sono abituati a
considerare attendibili i dati originati da una fonte informatica;
in molti casi e' gia' in atto un processo volto alla
dematerializzazione dei documenti cartacei. Un elevato livello di
informatizzazione, pertanto, puo' indicare una naturale
predisposizione e familiarita' con documenti che prescindono dal
supporto cartaceo.
6. LINEE GUIDA RIFERITE ALLE RELAZIONI CON IL FORNITORE
La PA nell'adozione della fatturazione elettronica deve
necessariamente coinvolgere i fornitori che rappresentano i
principali attori del processo. Per garantire un buon funzionamento
del processo di fatturazione le singole amministrazioni dovranno
modulare le modalita' di interazione con i fornitori.
A tal fine e' necessario che le amministrazioni si attivino per
effettuare il censimento dei fornitori con cui intrattengono rapporti
e fornire degli indirizzi utili per garantire comportamenti omogenei
nella trasmissione del flusso di fatturazione.
E' fondamentale che le Amministrazioni garantiscano
l'identificazione univoca del destinatario delle fatture secondo le
regole previste all'Allegato D al decreto di cui le Linee Guida sono
parte integrante. L'informazione sara' presente altresi' nella
fattura stessa e quindi e' compito dell'Amministrazione formalizzare
un accordo con il fornitore per assicurarsi il corretto
riconoscimento del destinatario delle fatture nelle modalita'
previste.
Il tempestivo e coerente aggiornamento dell'Indice delle Pubbliche
Amministrazioni, nei tempi indicati dal decreto e, a regime, rispetto
a quanto contrattualizzato con il fornitore sono presupposti
indispensabili per consentire al Sistema di Interscambio di
recapitare correttamente la fattura agli uffici di pertinenza.
Trasmissione delle fatture da parte dei fornitori
La fattura elettronica prevede dei campi obbligatori e dei campi
facoltativi che possono contenere informazioni utili
all'Amministrazione.
Il Sistema di interscambio riceve e trasmette anche allegati alla
fattura il cui contenuto, sia esso copia o duplicato elettronico di
documento analogico ovvero di documento nativamente elettronico, e'
oggetto di specifico accordo tra l'amministrazione cliente e il
proprio fornitore.
Indicazioni sugli Intermediari
Sia gli Operatori Economici sia le amministrazioni interessate
possono usufruire dei servizi messi a disposizione da operatori
intermedi.
Gli intermediari sono soggetti terzi che, su delega
dell'Amministrazione o del Fornitore, che ne mantengono la
responsabilita' ai fini fiscali, possono trasmettere o ricevere
fatture dal Sistema di Interscambio.
7. INDICAZIONI IN MERITO ALLA CONSERVAZIONE
Aspetti generali
La conservazione e' una procedura informatica, regolamentata dalla
legge (D.L.vo n.82 del 7 marzo 2005 - Codice dell'Amministrazione
Digitale, DM 23 gennaio 2004 - Modalita' di assolvimento degli
obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro
riproduzione in diversi tipi di supporto, e Delibera CNIPA n.11 del
19 febbraio 2004 e successive modificazioni - Regole tecniche per la
riproduzione e conservazione di documenti), in grado di garantire nel
tempo la validita' legale a tutti i documenti informatici firmati
digitalmente.
Cio' significa che ogni tipologia di documento informatico
conservato nel rispetto delle regole previste dal Codice
dell'amministrazione digitale, ha effetto probatorio ad ogni effetto
di legge consentendo alla PA ed alle aziende di risparmiare sui costi
di stampa, stoccaggio e archiviazione.
ALLEGATO "D"
CODICI UFFICIO
SOMMARIO
1. PREMESSA
2. IDENTIFICAZIONE UNIVOCA
3. MODALITA' D'IDENTIFICAZIONE
4. PROCESSO DI CARICAMENTO/AGGIORNAMENTO DEI CODICI IDENTIFICATIVI
DELL'AMMINISTRAZIONE SULL'IPA
5. INDICAZIONI OPERATIVE
1. PREMESSA
Il presente documento descrive, ai fini della ricezione da parte
delle amministrazioni interessate delle fatture elettroniche come
previsto dalla Legge 24 dicembre 2007, n. 244 (Legge Finanziaria
2008), le regole di identificazione univoca degli uffici centrali e
periferici delle amministrazioni destinatari della fatturazione di
cui all'articolo 1, comma 213, lettera a) della citata legge
finanziaria.
Per favorire l'attuazione delle presenti regole, entro 30 giorni
dalla pubblicazione del presente Regolamento, sono fornite apposite
specifiche operative disponibili sul sito www.indicepa.gov.it ed
anche accessibili dal sito del Sistema di Interscambio
www.fatturazione.gov.it.
Tali specifiche tecniche vengono predisposte ed aggiornate
dall'Agenzia per l'Italia digitale sentita l'Agenzia delle Entrate e
la Ragioneria Generale dello Stato.
2. IDENTIFICAZIONE UNIVOCA
Per consentire al Sistema di Interscambio (SDI) di recapitare
correttamente le fatture a tutti i soggetti, di cui all'art. 1 comma
1 del presente regolamento, i destinatari della fattura elettronica
devono essere identificati univocamente.
3. MODALITA' D'IDENTIFICAZIONE
La codifica, ai fini dell'identificazione dei soggetti, e loro
uffici, di cui all'art. 1 comma 1 del presente regolamento,
destinatari della fattura, e' costituita dal codice univoco assegnato
allo specifico ufficio dell'Amministrazione, Ente o Societa' di
appartenenza dall'IPA. Tale codifica deve essere utilizzata in fase
di predisposizione della fattura elettronica.
Gli uffici, di cui sopra, devono essere censiti, nel rispetto di
quanto disposto dall'articolo 57 bis ( commi 1-3) del CAD (decreto
legislativo n. 82 del 2005 e successive modifiche) e dalle regole
tecniche di cui al DPCM del 31 ottobre 2000 pubblicato su GU n. ro
272 del 21 novembre 2000, nell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni
(IPA), istituito con DPCM del 31 ottobre 2000, art. 11, contenente le
informazioni relative alle strutture organizzative ed alle aree
organizzative omogenee dei soggetti accreditati.
Pertanto l'anagrafica di riferimento per la fatturazione
elettronica e' rappresentata dall'Indice delle Pubbliche
Amministrazioni (IPA), dove devono essere riportate, e tenute
aggiornate, dai soggetti interessati, le informazioni necessarie a
garantire il corretto recapito delle fatture elettroniche.
4. PROCESSO DI CARICAMENTO/AGGIORNAMENTO DEI CODICI IDENTIFICATIVI
DELL'AMMINISTRAZIONE SULL'IPA
Il processo di caricamento dei dati sull'IPA e di gestione degli
eventi di inserimento/modifica, deve essere svolto secondo modalita'
e tempi compatibili con le esigenze della fatturazione elettronica.
Il processo di inserimento/modifica dei dati dei soggetti
interessati sull'IPA e' a carico di quest'ultimi sulla base e secondo
le procedure e le modalita' operative previste in ambito IPA.
In particolare in applicazione del disposto all'art. 3 del presente
regolamento, i soggetti, di cui all'art. 1 comma 1 sono tenuti a
ottenere dall'IPA i codici ufficio di destinazione delle fatture
elettroniche ed a darne comunicazione ai fornitori che hanno obbligo
di utilizzarli in sede di emissione della fattura da inviare al
Sistema di Interscambio.
Qualora il soggetto di cui sopra non provveda tempestivamente
all'inserimento/aggiornamento degli uffici destinatari di fatture
sara' responsabile del mancato recapito delle fatture e, come
disciplinato dal comma 3 dell'art. 57 bis del decreto legislativo 7
marzo 2005, n. 82, recante il Codice dell'amministrazione digitale,
come modificato dal comma 18 dell'art. 57 del decreto legislativo 30
dicembre 2010, n. 235, la mancata comunicazione degli elementi
necessari al completamento dell'indice e del loro aggiornamento e'
valutata ai fini della responsabilita' dirigenziale e
dell'attribuzione della retribuzione di risultato ai dirigenti
responsabili.
5. INDICAZIONI OPERATIVE
Per favorire l'attuazione delle presenti regole, sono fornite
apposite specifiche operative, disponibili sul sito
www.indicepa.gov.it. Tali specifiche vengono predisposte ed
aggiornate dall'Agenzia per l'Italia digitale, sentite la Ragioneria
Generale dello Stato e l'Agenzia delle Entrate.
La documentazione tecnica descrive in dettaglio le modalita' per
l'inserimento, l'aggiornamento e la pubblicazione delle suddette
informazioni.
ALLEGATO "E"
SERVIZI DI SUPPORTO DI NATURA INFORMATICA
I servizi di Supporto di natura informatica resi disponibili
nell'ambito del Programma di Razionalizzazione degli acquisti, sono
indirizzati alle piccole e medie imprese (d'ora innanzi, PMI)
abilitate al Mercato elettronico della Pubblica Amministrazione
(d'ora innanzi, MEPA), che abbiano almeno un catalogo pubblicato on
line nel relativo sistema (d'ora innanzi Sistema)
I servizi previsti sono diretti a facilitare le PMI nel processo di
creazione e invio delle fatture in formato standard al Sistema di
Interscambio (SDI) e consistono nelle seguenti funzionalita':
- Adesione al servizio
- Generazione delle fatture in formato SDI
- Conservazione delle fatture
- Servizi di comunicazione con il SDI.
Le indicazioni di dettaglio relative alle modalita' di fruizione dei
servizi sono rese disponibili sul portale del Programma di
razionalizzazione degli acquisti (www.acquistinretepa.it).
1. ADESIONE AL SERVIZIO
Le PMI abilitate al MEPA hanno a disposizione una funzione che
permette di aderire al servizio, tramite il portale del Programma
(www.acquistinretepa.it).
La procedura di adesione prevede l'accesso del Fornitore mediante le
credenziali (utenza e password) assegnate all'atto dell'abilitazione
al MEPA e la creazione, mediante la compilazione on-line, di un
documento di adesione al servizio. Tale documento dovra' essere
firmato digitalmente dal Fornitore.
Possono aderire al Servizio le PMI abilitate al MEPA, che abbiano
almeno un catalogo pubblicato on-line. Il venir meno del suddetto
requisito, per un periodo superiore ai 30 giorni solari consecutivi,
determina la decadenza del Fornitore dalla fruizione del Servizio e
la conseguente interruzione dello stesso. Resta fermo che il servizio
della conservazione sara' garantito per le operazioni effettuate nel
periodo antecedente all'interruzione stessa.
2. GENERAZIONE DELLE FATTURE
I Fornitori aderenti al servizio richiedono la generazione di una
fattura nel formato previsto da SDI ; tale fattura deve riferirsi ad
acquisti eseguiti dalle Pubbliche Amministrazioni e dagli altri
soggetti tenuti all'applicazione delle normative nazionali e
comunitarie in tema di appalti pubblici e rientranti nell'ambito di
applicazione di cui all'articolo 1 del presente regolamento, sia
mediante MEPA sia mediante le altre procedure di acquisto comprese
quelle tradizionali.
Il sistema mette a disposizione due diverse modalita' per
l'acquisizione dei dati delle fatture:
- inserimento manuale da parte dei fornitori tramite un'interfaccia
web;
- servizio di upload di file in uno o piu' formati definiti,
secondo tracciati record prefissati.
Il fornitore, utilizzando una delle due modalita' a disposizione,
comunica al Sistema le informazioni necessarie per la generazione
della fattura nel formato previsto da SDI. Nel caso di fatture emesse
per acquisti effettuati on line dalle PA sulla piattaforma di
e-procurement del Programma di Razionalizzazione (Negozi on line
delle Convenzioni ex. Art. 26 e MEPA), il Sistema presentera' i dati
gia' utilizzati per l'emissione degli ordini e il fornitore potra'
modificarli o confermarli, integrandoli con le informazioni mancanti.
I dati inseriti vengono elaborati e viene generata la fattura nel
formato previsto da SDI. Il Fornitore dovra' firmare digitalmente la
fattura e autorizzare l'invio della stessa al SDI.
Il sistema archivia la fattura inviata al SDI e mette a disposizione
del Fornitore funzioni di interrogazione che gli permettono di
consultare (per 30 GG) sia lo stato di lavorazione della fattura sia
il documento fattura.
3. CONSERVAZIONE
Il Sistema provvede agli adempimenti relativi alla conservazione,
delle fatture elaborate, per il periodo di tempo previsto dalle
normative vigenti, e mette a disposizione del fornitore gli strumenti
per la richiesta di accesso ai documenti conservati.
Sulla base degli articoli 5 e 6 del DM 23 gennaio 2004 e dei
successivi provvedimenti attuativi, il Sistema consente la
comunicazione per via telematica dell'impronta dell'archivio
informatico delle fatture conservate e l'esibizione per via
telematica delle stesse.
4. SERVIZI DI COMUNICAZIONE CON IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO (SDI)
Il Sistema compone il messaggio secondo le regole stabilite dal SDI,
lo invia allo stesso tramite Porta di Dominio (PDD). Il Sistema,
inoltre, riceve dallo SDI e rende disponibili ai Fornitori,
nell'apposita sezione dell'area di lavoro di ciascun Fornitore, i
messaggi (ricevute e notifiche) previsti dalle Regole Tecniche
allegate al presente regolamento.
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