Tavoli - Sommario

Al Sommario di un Tavolo, si accede dalle viste "Ricerca" e "Tavoli in corso".
Per consentire ad un utente il pieno utilizzo del modulo Tavoli è necessario includere almeno un gruppo AD di cui egli faccia parte in almeno un contenitore di Sistema, già abilitato al modulo Tavoli.
In caso alternativo l’utente potrà eventualmente accedere solo ai tavoli in cui sia stato incluso tra i partecipanti, con il ruolo che gli viene attribuito dal proprietario - creatore, ma in nessun caso potrà inserire un nuovo tavolo.

Stati del tavolo

 APERTO - Da quando un tavolo viene creato; rimane in questo stato per tutto il periodo della sua lavorazione, durante il quale è possibile:

• Aggiungere documenti
• Aggiungere commenti
• Inviare i documenti via mail 

 IN APPROVAZIONE - Finita la fase di lavorazione, il creatore o l'amministratore del tavolo fanno avanzare il tavolo allo stato "In Approvazione"; in questo stato, è possibile continuare a inserire commenti, documenti o inviare mail.

CHIUSO - Solo l'amministratore o il creatore del tavolo possono portare il tavolo allo stato "Chiuso". Un tavolo chiuso può essere eventualmente riaperto o trasformato in Collaborazione o Protocollo.

Gestione dei partecipanti

La sezione "Utenti" consente di selezionare i partecipanti al tavolo indicando contestualmente per ciascuno il ruolo:

 Inserisci Utente - selezionando l’icona si apre la seguente finestra:

• [Ricerca] - consente di estrarre un elenco di contatti previa digitazione di almeno 2 caratteri nel campo Utente.
• [Conferma] - consente di aggiungere al tavolo il partecipante selezionato e chiude la finestra
• [Conferma e Nuovo] - aggiunge il contatto selezionato e lascia la finestra aperta per permettere di inserirne un altro.

 Cancella Utente - visibile in modalità Modifica, consente di rimuovere l'utente selezionato dai partecipanti.

Quando si inserisce un utente, viene richiesto di attribuire un ruolo con cui si "siederà" al tavolo.
Subordinati alla posizione dell’utente che ha aperto il tavolo (Proprietario) e che non ha alcun limite (può infatti chiudere il tavolo, porre il tavolo in stato di approvazione, richiedere l’approvazione dei documenti, inserire o rimuovere partecipanti, gestire pienamente i documenti, scrivere sulla lavagna), sono previsti 4 ruoli con privilegi crescenti sul tavolo:

• Lettore: può solo consultare la documentazione sul tavolo e scrivere sulla lavagna
• Contributore: come il Lettore, in più può apportare modifiche ai documenti (Check Out/In)
• Approvatore: come il Contributore, in più può approvare una versione di documento
• Amministratore: Può fare tutto, esclusa la rimozione dal tavolo del suo proprietario

Gestione dei documenti

La sezione Documenti consente l’inserimento sul tavolo di un documento, già presente in forma di file  o acquisito da scanner 

• [Sfoglia] apre la finestra di selezione da file system del documento da mettere sul tavolo.
• [Conferma] salva definitivamente nel tavolo i documenti selezionati

Le funzioni disponibili sui documento inseriti nel tavolo sono:

	Lavagna - permette di visualizzare e inserire commenti al documento
	Documento estratto - se attivo, significa che il documento è in modifica da un altro utente
	Estrai documento - permette di estrarre il documento in modalità esclusiva per modificarlo
	Firma documento - permette di apporre firma digitale sul documento
	Elimina documento - permette di eliminare il documento dal tavolo

NOTA: la disponibilità delle suddette icone dipende dal ruolo dell’utente, dallo stato del tavolo e dall’approvazione del doc.
In linea generale si può dire che:

• La visualizzazione di un documento è sempre possibile
• L’apertura della lavagna è sempre possibile per consultare commenti ed attività
• L’inserimento di un commento è possibile fin quando il tavolo non sia stato chiuso
• La modifica di un documento è possibile fin quando non sia stata richiesta l’approvazione
• La rimozione di un documento dal tavolo è possibile fin quando il tavolo non sia stato chiuso

Per modificare un documento è necessario eseguire le seguenti operazioni:

• Check Out: apre il documento tramite il rispettivo programma di gestione (es. Word per .docx, Excel per .xlsx)
• Modifica del contenuto del documento e salvataggio della nuova versione del file in una cartella ben definita
• Check In: apre la finestra “Selezione documento” già utilizzata per il primo inserimento e lo archivia nel tavolo sovrascrivendo la versione esistente.

Quando un documento è soggetto a Check Out da parte di un utente non risulta ovviamente modificabile dagli altri e questa sua posizione è evidenziata dalla presenza della relativa icona alla destra dei riferimenti e del commento. Inoltre la sua rimozione è consentita solo finché non è stata salvata l’impostazione complessiva del tavolo.

Può avvenire che un utente inizi a modificare un documento mentre un altro sta consultando lo stesso tavolo. Poiché l’icona di stato del documento che indica il check out non si aggiorna automaticamente, il secondo utente potrebbe decidere di andare in modifica dello stesso documento, ritenendolo del tutto accessibile. Il sistema mostra in tal caso il seguente messaggio:

Provvede infine ad aggiornare l’icona di CheckOut ad indicare la facoltà di sola visualizzazione del documento.

Lavagna Contributi

Per favorire il controllo dell’evoluzione del tavolo, l’evidenza di alcuni passaggi ed il reciproco confronto, gli utenti hanno a disposizione uno strumento di comunicazione, in stile “chat”, con cui inserire e visualizzare i commenti di carattere generale o specifici per ciascun documento; vengono inoltre visualizzati eventuali azioni compiute sui documenti, comprese le autorizzazioni.

La selezione dell'icona [Nuovo] apre la seguente finestra in cui digitare il commento:

Il pulsante [Conferma] registra il commento e lo inserisce in testa all'elenco visualizzato.

Lavagna del documento
La logica precedente può essere applicata ad ogni singolo documento per distinguere le considerazioni generali associate al tavolo da quelle specifiche relative ai documenti inseriti.
Cliccando sull'icona , si accede alla Lavagna del documento che mostra l’elenco di azioni e commenti ad esso già associati.

Anche qui, è possibile inserire un nuovo commento premendo sul pulsante [Commenta].

Evoluzione di un Tavolo

Quando l’utente ha un ruolo che lo consente, può gestire l’evoluzione di un tavolo tramite i pulsanti posti alla base della finestra.

Accesso ai documenti
Il pulsante [Documenti] apre la finestra di visualizzazione standard del Sistema in cui sono disponibili le funzioni di rappresentazione della struttura documentale, stampa ed esportazione del documento.

Il pulsante [Invia Mail] a piè di pagina consente la spedizione immediata via email dei documenti selezionati, nel formato originale e/o in copia conforme (PDF).

Modifica di un tavolo
Il pulsante [Modifica] apre la maschera di modifica del tavolo, permettendo di aggiornarne alcuni dati, in relazione allo suo stato: in particolare, quando il tavolo è in stato "Aperto" è possibile modificare oggetto e data scadenza, rimuovere o inserire nuovi utenti o cambiare il ruolo di quelli già presenti.

Richiesta, approvazione o rifiuto
Quando il proprietario del tavolo o un utente con ruolo di amministratore decidono che è arrivato il momento di accelerare l’avanzamento della discussione, hanno facoltà di segnalarlo richiedendo l’approvazione dei documenti tramite il pulsante [Richiedi Approvazione]: questo comporta il passaggio del tavolo dallo stato “Attivo” a “In approvazione” ed il vincolo di non poter più rimuovere gli utenti né modificare o rimuovere i documenti.

Controllo approvazione dei documenti
Il proprietario del tavolo può verificare lo stato delle approvazioni per decidere eventualmente la chiusura tramite il pulsante [Controlla Approvazioni] che apre la seguente finestra di riepilogo, per ogni utente abilitato, della sua indicazione di approvazione o rifiuto dei documenti oggetto del tavolo.

Chiusura del tavolo
Il pulsante [Chiudi Tavolo] consente di dichiarare conclusa la discussione aperta con il tavolo e predispone l’invio dei documenti approvati verso l’ulteriore fase di elaborazione formale costituito dalla Collaborazione. In questo momento la condivisione libera eseguita sul tavolo diventa collaborazione vincolata secondo le modalità ed i flussi logici standard impostati nel Sistema per approdare, a seconda del caso, alla protocollazione, alla proposta di atto o alla serie documentale.
Lo stato del tavolo passa a “Chiuso” e nessuna ulteriore attività risulta consentita.

Passaggio da un tavolo chiuso a collaborazione 

Quando la discussione sviluppata in seno ad un tavolo termina con l’approvazione parziale o completa dei documenti prodotti, l’utente chiude il tavolo e può procedere eventualmente ad una fase successiva di condivisione avanzata: la collaborazione.
Il pulsante [Collaborazione], visibile solo in presenza di un tavolo chiuso, consente infatti di inserire una nuova Collaborazione nella quale verrà mantenuto il riferimento al tavolo da cui è stata generata ed al quale si potrà risalire in ogni momento, per consultare i contenuti ed eventualmente riaprirlo, qualora la collaborazione non riesca a proseguire fino al termine dell’iter relativo, ovvero la protocollazione del documento o la registrazione di un atto o la pubblicazione in una serie documentale

Si apre la maschera di "Inserimento Collaborazione", in cui il Sistema chiede di specificare la tipologia di Collaborazione e i documenti da inserire come Allegati o Annessi; è inoltre necessario specificare quale dei documenti è da inserire come Documento Principale (selezione nella colonna con icona ).