Scopo
Questa procedura consente di creare una cartella all'interno di un fascicolo, per organizzare i documenti in sezioni distinte anziché mantenerli in un elenco unico.
Al termine dell'operazione la cartella è disponibile nella scheda Cartelle del fascicolo e può accogliere file e documenti.
Quando utilizzare questa funzionalità
Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:
- Suddividere per tipologia i documenti di un fascicolo, ad esempio separando le PEC dai protocolli
- Suddividere per fase o per annualità il materiale di un fascicolo di attività
- Predisporre la struttura di un fascicolo prima di inserirvi i documenti
- Aggiungere una nuova sezione a un fascicolo già avviato
Prerequisiti
Prima di procedere verificare di:
- Disporre di un profilo abilitato al modulo Fascicoli
- Disporre dei diritti di modifica sul contenitore in cui è registrato il fascicolo
- Avere aperto il fascicolo e selezionato la scheda Cartelle, come descritto in Come gestire cartelle, file e Unità Documentali
Informazioni sui campi
Nome cartella
Campo obbligatorio. Identifica la cartella all'interno del fascicolo ed è il testo visualizzato nella scheda Cartelle. Se il campo viene lasciato vuoto il sistema segnala Nome obbligatorio e non consente il salvataggio.
Note
Campo facoltativo a testo libero. Consente di descrivere il contenuto della cartella o la logica con cui è stata creata. La nota è consultabile nel pannello Dettagli quando la cartella viene selezionata.
Informazioni generali
- Modulo: Fascicoli
- Sezione: Sommario del fascicolo, scheda Cartelle
- Comando: Aggiungi > Nuova cartella
- Profilo richiesto: utente con diritti di modifica sul contenitore del fascicolo
- Posizione di creazione: la cartella viene creata nel livello in cui l'utente è posizionato al momento del comando
Procedura
1. Aprire la scheda "Cartelle" del fascicolo
Dal Sommario del fascicolo selezionare la scheda Cartelle e posizionarsi nel livello in cui si desidera creare la nuova cartella.
2. Cliccare sul pulsante "Aggiungi"
Il sistema apre il menu con le operazioni disponibili: Nuova cartella, Carica file e Inserisci documenti.
3. Selezionare la voce "Nuova cartella"
Il sistema apre il pannello di creazione della cartella.
4. Digitare il nome della cartella
Compilare il campo Nome cartella ed eventualmente il campo Note.
5. Cliccare sul pulsante "Conferma"
La nuova cartella viene creata e il sistema espone una notifica di conferma.
6. Verificare la cartella nell'elenco
La cartella compare nella scheda Cartelle ed è selezionabile per visualizzarne i dettagli o per accedere al suo contenuto.
Risultato atteso
Al termine della procedura il sistema:
- Crea la cartella nel livello in cui l'utente era posizionato
- Espone la cartella nell'elenco della scheda Cartelle con il nome indicato
- Rende la cartella disponibile come destinazione per il caricamento di file e l'inserimento di documenti
- Registra l'operazione nella scheda Audit del fascicolo e la segnala con una notifica
Domande frequenti
Dove viene creata la cartella?
Nel livello in cui l'utente è posizionato al momento del comando. Per creare una sottocartella occorre quindi entrare prima nella cartella che la deve contenere e attivare da lì il comando Aggiungi > Nuova cartella.
Il nome della cartella può essere lasciato vuoto?
No. Il campo Nome cartella è obbligatorio: in assenza di un valore il sistema espone l'indicazione Nome obbligatorio e non consente di confermare.
Il nome della cartella può essere modificato in seguito?
Sì. Selezionando la cartella e utilizzando il comando Modifica è possibile aggiornare sia il nome sia le note.
Esiste un limite al numero di cartelle di un fascicolo?
Non è previsto un limite applicativo. È tuttavia consigliabile mantenere una struttura essenziale, così che i documenti restino facilmente individuabili.
Risoluzione problemi
Il pulsante "Aggiungi" non è disponibile
Possibile causa
L'utente non dispone dei diritti di modifica sul contenitore in cui è registrato il fascicolo.
Soluzione
Richiedere all'amministratore la verifica dei diritti assegnati al gruppo di appartenenza sul contenitore interessato.
Il salvataggio della cartella non viene eseguito
Possibile causa
Il campo Nome cartella è vuoto.
Soluzione
Compilare il campo Nome cartella e cliccare nuovamente su Conferma.
La cartella è stata creata nella posizione sbagliata
Possibile causa
Al momento del comando l'utente era posizionato in un livello diverso da quello desiderato.
Soluzione
Selezionare la cartella e utilizzare il comando di spostamento per collocarla nella posizione corretta.
Terminologia correlata
Questa procedura può essere utilizzata anche per:
- Creare una sottocartella in un fascicolo
- Organizzare un fascicolo in sezioni
- Predisporre la struttura di un fascicolo
- Aggiungere una cartella al fascicolo elettronico
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