Docsuite Next 2.2 – Nuove funzionalità e miglioramenti

Introduzione

La versione 2.2 di Docsuite Next introduce numerosi miglioramenti finalizzati ad aumentare l'affidabilità della piattaforma, migliorare l'esperienza utente e ottimizzare i processi di gestione documentale, protocollo, PEC, fascicoli e repertori.

Le principali aree interessate sono:

• Protocollo
• PEC
• Fascicoli
• Repertori (UDS)
• Atti
• Gestione documentale
• Ricerche e reportistica
• Sicurezza e autorizzazioni

Sintesi della versione

La release Docsuite Next 2.2 introduce:

• ✅ Nuove funzionalità per Protocollo e PEC e Utente
• ✅ Oltre 40 correzioni distribuite sui principali moduli applicativi
• ✅ Miglioramenti di affidabilità e performance
• ✅ Rafforzamento della sicurezza e delle autorizzazioni
• ✅ Ottimizzazione della gestione documentale e dei workflow

Nuove funzionalità

Accesso in sola lettura alle PEC collegate ai protocolli

Gli utenti autorizzati alla consultazione di un protocollo possono ora visualizzare anche la PEC collegata, pur non essendo abilitati alla gestione della casella PEC.

Benefici

Maggiore accessibilità alle informazioni.

• Riduzione delle richieste di supporto tra uffici.
• Mantenimento delle regole di sicurezza e segregazione dei permessi.

Gestione avanzata degli errori di protocollazione

È stato introdotto un sistema evoluto di gestione degli errori che consente una migliore tracciabilità delle anomalie durante i processi di protocollazione.

Benefici

• Maggiore controllo sui processi.
• Identificazione più rapida delle problematiche operative.
• Miglioramento dell'affidabilità dei flussi automatici.

Nuovo filtro di ricerca protocolli senza assegnatario

Nella ricerca avanzata dei protocolli è ora disponibile il filtro:

"Solo protocolli senza assegnatario"

Benefici

• Individuazione immediata delle attività non ancora prese in carico.
• Miglior monitoraggio dei carichi di lavoro.

Nuovo Editor documentale collaborativo integrato nella sezione Utente

È stato introdotto un nuovo editor documentale integrato che consente agli utenti di creare documenti direttamente all'interno dei processi di collaborazione, senza dover utilizzare applicazioni esterne.

I documenti creati vengono automaticamente generati e archiviati in formato PDF all'interno della pratica di collaborazione.

Benefici

• Riduzione dell'utilizzo di strumenti esterni per la redazione dei documenti.
• Standardizzazione dei modelli documentali.
• Maggiore uniformità dei documenti prodotti dall'ente.
• Miglior esperienza di collaborazione tra uffici.
• Riduzione degli errori dovuti alla gestione di più versioni dello stesso documento.

Riassegnazione del contenitore di un protocollo

È stata introdotta una nuova funzionalità che consente di trasferire un protocollo in lavorazione da un contenitore a un altro in modo semplice, controllato e completamente tracciato.
Questa funzionalità sostituisce l'utilizzo improprio della funzione di rigetto che in alcuni contesti veniva utilizzata come soluzione alternativa per modificare il contenitore di appartenenza.

Benefici

• Maggiore flessibilità nella gestione dei protocolli in lavorazione.
• Eliminazione di procedure operative non standard.
• Riduzione degli errori nella gestione dei flussi documentali.

• Maggiore conformità ai principi di sicurezza e segregazione delle autorizzazioni.

   

Miglioramenti

Miglioramenti alla PEC

Sono stati risolti diversi problemi relativi alla gestione della posta certificata:

• Migliorata l'affidabilità dell'invio PEC.
• Corretta la gestione delle risposte e delle risposte multiple.
• Migliorata la visualizzazione e il download degli allegati.
• Migliorata la gestione dei documenti collegati a protocolli e fascicoli.
• Corretta la registrazione degli eventi nel sistema di audit.
• Migliorata la gestione delle liste di distribuzione.
• Corretta la visualizzazione delle PEC collegate ai protocolli.

Benefici

• Maggiore affidabilità operativa.
• Riduzione degli errori di invio.
• Maggiore tracciabilità delle operazioni.

Miglioramenti al Protocollo

Sono stati apportati numerosi interventi alla gestione dei protocolli:

• Migliorata la ricerca avanzata.
• Corretti alcuni filtri che restituivano risultati non corretti.
• Migliorata l'esportazione Excel.
• Corretta la creazione dei fascicoli da protocollo.
• Migliorata la gestione delle autorizzazioni sui ruoli.
• Corrette anomalie nella creazione dei protocolli da email.

Benefici

• Maggiore velocità nelle attività quotidiane.
• Riduzione delle anomalie operative.
• Migliore controllo degli accessi.

Miglioramenti ai Fascicoli

Sono state introdotte correzioni riguardanti:

• Creazione e salvataggio dei fascicoli.
• Inserimento documenti.
• Collegamenti tra fascicoli e protocolli.
• Validazioni dei campi.
• Gestione delle cartelle interne.
• Invio documenti tramite email.

Benefici

• Maggiore stabilità operativa.
• Riduzione degli errori di compilazione.
• Migliore gestione dei documenti collegati.

Miglioramenti ai Repertori (UDS)

Sono stati corretti diversi aspetti relativi ai repertori:

• Creazione guidata dei repertori.
• Gestione delle tipologie.
• Ricerca avanzata.
• Gestione degli stati.
• Creazione da PEC.
• Invio documenti tramite email.

Benefici

• Procedure più semplici.
• Maggiore affidabilità delle operazioni.
• Riduzione delle attività manuali.

Miglioramenti alla Gestione Documentale

Interventi effettuati:

• Migliorata la generazione delle anteprime.
• Corretta la conversione di documenti Office, EML e file firmati.
• Migliorata la corrispondenza tra editor e PDF generati.
• Corretta la modifica dei documenti creati con editor integrato.
• Risolte anomalie nella gestione delle firme digitali.
• Corretta la selezione del documento principale negli archivi ZIP.

Benefici

• Maggiore coerenza documentale.
• Migliore esperienza di consultazione.
• Riduzione delle problematiche legate alle firme digitali.

Miglioramenti ad Atti e Workflow

Sono stati introdotti miglioramenti relativi ai processi autorizzativi e ai workflow:

• Corretta la gestione del pulsante "Completa attività".
• Migliorata la generazione della copertina negli atti.
• Corretta la selezione della classificazione durante le modifiche.
• Migliorata la gestione degli invii PEC dagli atti.

Benefici

• Maggiore fluidità dei processi approvativi.
• Riduzione degli errori durante le lavorazioni.

Sicurezza e Controllo Accessi

Sono stati implementati ulteriori controlli per:

• Permessi di accesso alle PEC.
• Gestione dei ruoli.
• Consultazione dei documenti.
• Accesso alle funzioni amministrative.

Benefici

• Maggiore sicurezza dei dati.
• Migliore controllo delle autorizzazioni.
• Riduzione dei rischi di accesso non autorizzato.