1. Aprire il sommario di un protocollo
Scegliere un protocollo dai risultati della ricerca ed aprire il sommario.
2. Selezionare i documenti da allegare alla mail
Nella "Lista documenti" apporre il segnale di spunta in corrispondenza dei documenti che si vogliono allegare. Se si vuole mandare solo la notifica di protocollo, senza allegare i documenti, allora non bisognerà effettuare alcuna selezione.
3. Cliccare su "Invia Email”
4. Scegliere il formato del documento
Nel pannello "Configurazioni documento selezionato", utilizzare il menu a tendina "Configurazione" per scegliere se inviare il documento in "Originale", "Convertito PDF" (con la stringa di protocollo) o in entrambi le tipologie.
5. Cliccare su "Conferma inserimento"
Utilizzare il pulsante "Conferma inserimento" per confermare le scelte fatte sui documenti da allegare
6. Comporre il messaggio di posta elettronica
7. Compilare il campo "Oggetto"
L'oggetto della e-mail viene compilato automaticamente dal sistema utilizzando l'oggetto del protocollo, ma si può comunque modificare.
8. Il campo "Mittente" viene compilato dal sistema
Il campo "Mittente" viene compilato automaticamente dal sistema con il nome dell'utente che sta inviando il messaggio di posta elettronica e non può essere modificato.
9. Aggiungere uno o più contatti nel campo "Destinatari"
Inserire gli indirizzi e-mail dei destinatari del messaggio di posta elettronica.
10. Cliccare su "Aggiungere nuovo contatto"
11. Inserire il destinatario
Inserire un indirizzo e-mail valido nel pannello "Creazione nuovo contatto".
12. Cliccare su "Conferma Inserimento"
13. Il destinatario è stato inserito
il sistema riporta l'utente nella finestra di inserimento e-mail, dove sarà possibile verificare che è stato inserito il destinatario. Passando con il puntatore (mouse) sul destinatario, verrà visualizzato l'indirizzo e-mail completo.
Per inserirne altri bisogna cliccare di nuovo su "Aggiungere nuovo contatto", mentre per eliminare dei destinatari già inseriti è sufficiente cliccare sulla "x" a fianco del contatto.
14. Compilare il testo del messaggio
Il sistema compila in automatico il testo del messaggio con i dati del protocollo ed inserisce un collegamento per aprirlo direttamente nell'applicativo. È possibile comunque modificare il messaggio prima di spedirlo.
15. Gestire gli allegati (aggiunta)
Nell'area "Allegati" è possibile aggiungere altri fil utilizzando il pulsante "Allega file"
16. Gestire gli allegati (rimozione)
Prima di inviare la e-mail è possibile anche rimuovere un file, già inserito come allegato in precedenza, cliccando sul menu del documento
17. Cliccare su "Rimuovi"
Cliccare quindi su "Rimuovi" per eliminare il documento allegato
18. Cliccare su "Invia"
Ultimata la preparazione del messaggio, utilizzare il pulsante "Invia" per spedire l'e-mail
19. Verificare che il sistema stia gestendo l'invio
Il sistema ci avviserà, con un messaggio in fondo alla pagina, che l'attività di invio e-mail è iniziata
20. Aprire il "Centro notifiche"
Cliccare sull'icona della campanella in alto a destra per aprire il "Centro notifiche" e verificare che il sistema abbia inviato l'e-mail
21. Verificare l'esito della spedizione
Aprire il "Centro notifiche" e verificare che l'attività di tipo "Invia email", da poco avviata, sia stata conclusa con successo (spunta bianca su sfondo verde).
22. Cliccare sulla scheda "Collegamenti"
Aprire la scheda "Collegamenti" nel sommario del protocollo inviato per e-mail
23. Verificare i collegamenti nel sommario di protocollo
Sotto all'etichetta "Email Inviate", nella scheda "Collegamenti" del protocollo, saranno inseriti i riferimenti alle e-mail spedite.
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