Nella gestione dei processi o iter aziendali, è utile suddividere le varie unità documentali caricate nel sistema in Fascicoli e Dossier, soprattutto per documenti relativi a procedimenti amministrativi soggetti a conservazione.
Un Fascicolo racchiude tutti i documenti afferenti un procedimento amministrativo (ovvero una attività che porta alla redazione di un documento ufficiale) o di una attività interna all'azienda magari a fronte di un protocollo ricevuto in ingresso.
Un particolare tipo di fascicolo è quello periodico, che raccoglie tutti i documenti di una certa classe/archivio di un periodo, esempio le fatture attive 2017.
I fascicoli (che sono di tre categorie: di procedimento amministrativo, di attività, periodici) fanno riferimento ad una voce di classificazione.
Eventuali sotto-fascicoli si stabiliscono nel Piano di Fascicolazione; per cui, essendo quest'ultimo legato al Titolario, devono corrispondere ai rami di sottoclassificazione del Titolario stesso.
Ad esempio, un procedimento amministrativo di un procedimento disciplinare, voce di titolario "Personale/Disciplinare", potrebbe avere dei sottofascicoli Valutazioni e Verifiche che corrispondono alle voci di classificazione di terzo livello Personale/Disciplinare/Valutazioni e Personale/Disciplinare/Verifiche.
I fascicoli all'interno dello stesso Dossier possono appartenere a classificazioni diverse, afferenti o ad un processo aziendale, che prevede più attività e procedimenti al suo interno, o ad un soggetto fisico / giuridico, o altre casistiche.
Il Dossier (ex pratiche) è un raccoglitore/aggregatore di fascicoli che fanno parte di uno stesso processo o iter aziendale.
Ad esempio se ho una gara, probabilmente avrò un fascicolo per la parte di istruttoria, uno per la nomina della commissione di valutazione, uno per la fase di valutazione e stipula della graduatoria, uno per l’aggiudicazione e atto relativo, uno o più per la fase di esecuzione del contratto.
In sostanza, tutti quei procedimenti amministrativi che l’ente negli anni ha avviato, afferenti anche a contesti documentali differenti.
Possono esistere dossier di un solo fascicolo, ma non sono la norma.
Un altro esempio di dossier è quello che raccoglie tutti i documenti per un determinato soggetto o oggetto: nel dossier del singolo dipendente saranno presenti un fascicolo relativo all'assunzione, uno relativo alla formazione, uno relativo alle visite del medico del lavoro, eccetera.
Il rapporto Dossier/fascicoli non è da confondere col rapporto Fascicoli/sotto-fascicoli.
Il procedimento di erogazione della formazione del dipendente è molto diverso dal procedimento di un congedo parentale; non può essere un sotto fascicolo, in quanto anche la classificazione/titolario della documentazione inserita in fascicoli/sotto fascicoli sarebbe disomogenea e dunque in contraddizione con una corretta gestione archivista.
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