Tabelle - Classificatore (Gestione Titolario)

Riferimenti normativi Classificazione

L'art. 50, comma 4 del T.U. sulla documentazione amministrativa prevede che le pubbliche amministrazioni adottino per il proprio archivio criteri omogenei di classificazione e archiviazione.

L'art.56 del medesimo DPR ribadisce che le operazioni di classificazione sono, insieme con quelle di registrazione e di segnatura di protocollo, operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione dei documenti.

Il titolario o piano di classificazione è uno degli strumenti che si utilizzano nella gestione dell’archivio in formazione.

L'intento del DPR 445/2000 è di indurre le pubbliche amministrazioni a ripensare alla funzione dell'archivio all'interno delle strutture organizzative, riscoprirne la natura di servizio a supporto dell’intera organizzazione, regolamentarne il funzionamento in modo integrato.

Definizione di Classificazione e Titolario

Il titolario di classificazione è uno strumento di organizzazione dell'archivio corrente, ma non solo: secondo il D.P.R. 445/2000 il titolario, insieme con il registro di protocollo ed il repertorio dei fascicoli, è uno degli strumenti che garantiscono l’accesso e la fruibilità dei documenti.

Il "trattamento" riguarda non il documento, ma il complesso organico delle relazioni reciproche che intercorrono fra i documenti.

L’organizzazione dei documenti attraverso l’uso del titolario e la registrazione, documento per documento, nel registro di protocollo fa si che, anche se una pratica scompare o viene eliminata, possa sempre essere riconosciuta, almeno a grandi linee, attraverso un registro di protocollo ben tenuto.

La classificazione quindi, è un’attività che consente di organizzare tutti i documenti correnti prodotti da un determinato soggetto (nel caso specifico, da una Area Organizzativa Omogenea), protocollati e non, secondo uno schema articolato di voci (il piano di classificazione, comunemente detto titolario) che descrive l'attività del soggetto produttore identificandone funzioni e competenze.

Essa è un'operazione logica in base alla quale ciascun documento, che riguarda una singola e specifica questione concreta, viene ricondotto, in base all’oggetto trattato, a grandi raggruppamenti di ordine generale e di carattere astratto, indicati nel titolario o piano di classificazione

Il piano di classificazione o titolario è il sistema precostituito di partizioni astratte, gerarchicamente ordinate, fissate sulla base dell’analisi delle funzioni dell’Ente, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per organizzare la sedimentazione ordinata.

Grazie alla struttura del titolario di classificazione (o di archiviazione) dei documenti, previsto obbligatoriamente dalla normativa per gli enti pubblici, attraverso titoli, classi e sezioni, le attività dell’ente vengono schematizzate per un’agevole classificazione dei documenti prodotti e ricevuti a seconda della funzione operativa interessata.

Per mezzo del titolario di classificazione, dunque, l'Ufficio Protocollo sarà in grado di creare un sistema coerente e una logica trasparente nella gestione dell’archivio corrente e dell’archivio di deposito (Vedi il paragrafo "Definizione del Massimario di Scarto").

Gestione del Classificatore

Il titolario o Classificatore nel Sistema è rappresentato in una struttura ad albero, diviso per categorie o titoli numerati, che corrispondono ciascuno ai vari rami dell’attività svolta dall’ente; a loro volta essi si suddividono ciascuno in classi o sezioni, che corrispondono alle varie tipologie di documenti per ciascuna funzione

L’accesso alle funzioni del modulo avviene tramite selezione della voce "Classificatore" inserita nella sezione Tabelle del menu principale del Sistema:

La selezione della voce di menu Classificatore  apre la seguente finestra tramite cui l'operatore corrente può ricercare le voci di classificazione dopo aver selezionato la tipologia di unità documentale desiderata nella tendina "Tipologia".

L'operatore potrà ricercare le voci di classificazione inserendo il nome della voce desiderata o il codice all'interno dell’apposita casella di ricerca.

Per gestire facilmente i nodi già abilitati alla fascicolazione, oltre alla ricerca per codice e descrizione, l'utente dispone del pulsante "Piano fascicolazione" che consente di nascondere automaticamente i nodi non ancora configurati.
Premendo il pulsante "Cerca", viene aggiornata la struttura dell'albero di classificazione.

Stato del classificatore
Tramite appositi filtri, è possibile filtrare la modalità di fruizione della tabella.

Con i due selettori non esclusivi "Attivi" e "Disattivi", l'utente può scegliere quali voci di classificazione vedere. La vista di default mostra solo quelli attivi.

Con il menù a tendina "Versione del Classificatore", l'utente può selezionare la versione a cui far riferimento, in base alla quale può visualizzare le sole voci di classificazioni attive o disattivate (a seconda della scelta dello stato del classificatore) in quella data versione.
Per ulteriori dettagli riguardo la versione del classificatore si veda la relativa documentazione "Versione del Classificatore".

A piè pagina, troviamo i pulsanti di azione sul classificatore:

• [Aggiungi]: Consente di aggiungere una voce di classificazione; in fase di inserimento, si caricheranno solo le voci di classificatore "attive" ovvero quelle che hanno data di inizio antecedente alla data odierna.
  Cliccando il pulsante [Aggiungi] si aprirà la seguente schermata:
  
  
  
  Durante l’aggiunta di una voce di classificazione verranno quindi richiesti i seguenti dati:
  - Codice (codice della voce di classificazione che si vuole aggiungere)
  - Nome (nome della voce di classificazione)
  - Data di Attivazione (data di inizio utilizzo della voce di classificazione), quest'ultima introdotta per poter correttamente gestire la storicizzazione, e governarne correttamente l'utilizzo nelle varie schermate del sistema.
  
  
• [Modifica]: cliccando sul pulsante si apre la seguente finestra, in cui viene richiesto il campo "Data di Attivazione" per poter correggere eventuali errori in fase di inserimento.
  
  
  
  La data è modificabile se non sono stati già associati Documenti Informatici alla voce specifica.
  Questa regola si rende necessaria per avere una coerenza temporale tra le voci di classificazione e le varie unità documentali del Sistema. Inoltre la funzionalità "Modifica" sarà attiva per le soli voci di classificatore attive.
  
  
• [Elimina]: Consente di disattivare una voce di classificazione
  
  
  
  Come si evince dall'immagine cliccando sul pulsante [Elimina] verrà richiesta una "Data di Disattivazione", che corrisponderà alla data di eliminazione della voce di classificazione. Di default verrà sempre proposta la data attuale, ma eventualmente l'amministratore del classificatore potrà selezionare la data desiderata, con la condizione però che sia posteriore alla Data di Attivazione.
  
  
• [Massimario di scarto]: consente di associare una voce di classificazione al massimario di scarto. Cliccando il pulsante si aprirà la seguente la finestra:
  
  
  
  
• [Recupera]: Consente di recuperare una voce di classificazione disattivata. Cliccando sul pulsante si aprirà la seguente finestra:
  
  
  
  
• [Gruppi]: Consente di aggiungere un gruppo alla voce di classificazione selezionata. Cliccando sul pulsante si aprirà la seguente schermata:
  
  
  
  
• [Log]: mediante questo pulsante è possibile visualizzare tutti i log della voce di classificazione, ovvero una lista ordinata delle operazioni effettuate su di essa.
  
  
  
  
• [Piano di fascicolazione]: Consente di creare un fascicolo sulla voce di classificazione selezionata.
  Per un maggior dettaglio, si rimanda alla guida "Gestione Piano di Fascicolazione".
  
  

Impatto della funzionalità "Storicizzazione del Classificatore" sul Sistema

Questa gestione del Classificatore ha un impatto in tutto il Sistema, perché va a modificare la logica delle pagine delle varie unità documentali come Pratiche, Protocollo, Serie Documentali, UDS, Fascicoli e Atti.

Inserimento e modifica
Nelle schermate di Inserimento e Modifica delle diverse Unità Documentali l'utente potrà selezionare solo le voci di classificazione attive in quella data, mentre non potrà visualizzare le voci di classificazione disattivate, né le voci di classificazione con data di attivazione successiva alla data di creazione dell'unità documentale.

Esempio di inserimento voci del Classificatore nel modulo Protocollo: sono visibili solo le voci attive alla data

Schermata di ricerca
In fase di Ricerca Protocollo, l'utente può visualizzare le voci di classificazione in base al valore specificato nel campo Anno; quando si seleziona l'icona di aggiunta Classificazione , vengono proposte solo le voci di classificazione attive in quell'anno o negli anni precedenti, ma non negli anni successivi.